Word: crie modelos para facilitar o seu trabalho

Dona Arlete* é secretária de uma escola que atende alunos do ensino básico ao médio. Ela é a encarregada de fazer as alterações nos horários das aulas e publicá-los nos murais das salas de aula. Como o número de professores é muito grande, afinal é preciso atender desde os alunos que estão aprendendo a ler até aqueles que já estão se preparando para o vestibular, ela precisa manter vários registros com os nomes dos professores e as turmas nas quais eles estão lecionando.

No computador da secretaria, ela conta com o pacote Office 2007 – que ainda é um mistério para ela; todas aquelas abas e bolinhas coloridas só serviram para confundir a Dona Arlete. Se você também tem este pacote no seu computador e precisa fazer documentos com a mesma estrutura e formatação com bastante frequência, fique atento para as dicas a seguir. Neste tutorial vamos ensinar como fazer um Modelo de documento (DOTX) no Word 2007.

Para começar, você precisa abrir o seu Word e criar um novo documento normalmente como sempre foi feito até hoje. Neste exemplo, foi criado um modelo para horários de aulas, seguindo o problema da Dona Arlete. Contudo, você pode criar o documento da maneira que achar melhor. Basta lembrar-se de deixar os espaços a serem preenchidos em branco ou com indicações para substituição de dados.

Quando você terminar de criar o seu documento, clique na logomarca do Office 2007 no canto superior esquerdo para acessar o menu. Vá até “Salvar como...” e clique em “Modelo do Word”. Feito isso, você já pode utilizar o seu Modelo de documento sempre que precisar! Basta salvá-lo em um local de fácil acesso e clicar duas vezes. O funcionamento dele tem muito a ver com o ícone do formato DOTX, o bloco. Os modelos de documentos funcionam como páginas destacadas de um bloco ou caderno. São novos documentos criados nos moldes de um original.

O Word já possui uma biblioteca de modelos disponibilizada para que você crie documentos bem estruturados e com campos interativos formatados com fórmulas condicionais como acontece no Excel também. Tanto no Word, quanto no Excel é possível encontrar uma variedade imensa de Modelos de documentos. Estes modelos vão desde cartões de visitas e etiquetas pré-definidas até planilhas que simulam a sua declaração de Imposto de Renda (no Excel).

A grande vantagem de utilizar modelos para criar novos documentos de formatação e diagramação idêntica, está no fato de que todo novo documento que você criar será considerado como um arquivo diferente. Desta maneira, o seu horário, tabela, planilha ou qualquer outro tipo de arquivo não sobrescreverá o modelo. Isto acontece porque cada criação a partir de um modelo será salva com um nome diferente, assim não existe interferência entre os documentos.

Muito bem, agora que você e a Dona Arlete já sabem como desenvolver modelos do Word e Excel, já podem criar e recriar os documentos quantas vezes forem necessárias! Você conhece algum outro método? Conte para a gente no seu comentário!

Até a próxima, pessoal!

*Dona Arlete é um personagem fictício utilizado para ilustrar um problema frequente de boa parte dos usuários.