Se o documento é extenso, crie um índice remissivo

Índices remissivos facilitam muito a vida de quem vasculha por documentos longos criados no Office. A diferença deste tipo para um índice convencional é que este indica a localização de uma palavra importante ou autor citado, e não um tópico ou subtítulo.

Alguns livros e trabalhos utilizam índices remissivos enormes, com inúmeras indicações. Já outros economizam para não deixá-lo embaralhado. A escolha é sua: se você acha que vale a pena investir e fazer um índice completo, faça; ou então seja mais objetivo e facilite a vida de quem vai procurar uma palavra neste índice.

Marcando

Para começar a fazer seu índice remissivo, o primeiro passo é marcar os itens que farão parte da consulta. Estes itens podem incluir palavras, frases ou símbolos isolados e referências a outras entradas.

Clique no texto que você deseja inserir no índice. Abra a guia “Referências”. No grupo “Índice”, clique em “Marcar Entrada”. Economize tempo através do atalho Alt+Shift+X.

Uma caixa de diálogo é aberta com o texto marcado destacado no campo “Entrada Principal”.

Ainda é possível alterar a entrada neste campo. Você pode, por exemplo, formatar um nome ou palavra específica.

Na área de opções, você define o tipo de entrada:

Referência cruzada, nos casos de utilizar a mesma definição para duas palavras do índice. Por exemplo: Downloads: consulte Baixaki.

Página atual, para simplesmente referenciar a página da palavra, frase ou símbolo.

Intervalo de páginas, para tópicos citados em mais de uma página.

Mais abaixo, em “Formato de número de página”, você pode escolher a exibição do número indicativo da página em negrito ou itálico.

Para concluir, você pode escolher entre marcar somente a entrada selecionada ou todas as correspondências dentro do documento. Se o texto selecionado aparecer mais de uma vez, o botão “Marcar todas” vai ficar disponível, bastando clicar nele para referenciar todas as entradas. Para criar uma entrada individual, basta clicar em “Marcar”.

Índice

Com as entradas marcadas, o próximo passo é criar o índice. Primeiro, crie uma nova página. Para isso, vá até o fim do documento e tecle Ctrl+Enter. Identifique o conteúdo desta página através de um título (que, muito provavelmente, será “Índice Remissivo” ou algo parecido).

Novamente, acesse a guia “Referências”. No grupo “Índice”, clique no botão “Inserir Índice”. Uma caixa de diálogo será aberta.

Nela você pode definir os últimos detalhes da formatação, visualizando a impressão após aplicar as formatações.

Você pode alinhar os números das páginas à direita, escolhendo o tipo de preenchimento da tabulação com linhas sólidas ou pontilhadas.

O formato do texto pode ser alterado entre sete modelos. No entanto, somente um deles pode ser modificado.

Também é possível definir o alinhamento do número, número de colunas, recuo e idioma.

Para formatar um item do índice remissivo isoladamente, selecione a opção “Do Modelo” no menu “Formato”, clique em “Modificar”, selecione o estilo na lista e clique em “Modificar novamente”. Uma nova caixa de diálogo será aberta. Nela, clique em “Formatar”, no canto inferior esquerdo, e selecione a opção desejada entre formatar fonte, parágrafo e outras opções específicas.

Atualização

Se você alterou o texto após a criação do índice remissivo, é possível atualizá-lo com as novas informações. Para isso, posicione o mouse no índice, acesse a guia “Referências” e clique em “Atualizar Índice” no grupo “Índice”. Você também pode utilizar a tecla F9 como atalho. Espere alguns segundos para que o índice seja atualizado.

Para modificar a formatação sem alterar nenhuma entrada, posicione o mouse no índice, acesse a guia “Referências”, o grupo “Índice” e a opção “Inserir Índice”. Basta fazer as alterações que desejar e clicar em OK.

O recurso AutoMarcação

Este recurso lhe permite adicionar entradas automaticamente em índices remissivos. Antes de usá-lo, faça uma lista com cada palavra que você quer marcar em um novo documento do Word. Depois de pronta, salve este arquivo volte para o documento do trabalho, abra a guia “Referência” e, no grupo “Índice”, clique em “Inserir Índice”. Clique no botão AutoMarcação e indique o arquivo com a lista.

Alguns inconvenientes podem acontecer. Por exemplo, este recurso não inclui intervalo de páginas quando uma palavra aparece em páginas seguidas, ele lista todas as páginas onde uma palavra é referenciada.

Remover uma entrada do índice remissivo é possível, mas é um pouco chato. Para isso, é necessário visualizar todos os símbolos de formatação do documento, que geralmente estão ocultos. Para isso, vá na guia “Início” e, no grupo “Parágrafo”, clique em “Mostrar Tudo”. Se preferir, use o atalho Ctrl+Shift+*.

Agora, sim, localize o termo desejado com o recurso de busca do Word. No campo de busca, digite XE. Clique em “Localizar Próxima” até encontrar a primeira entrada do termo que você quer excluir. Quando encontrá-lo, selecione todo o código (incluindo as chaves) e apague-o com a tecla Delete. Repita o procedimento até percorrer todo o documento.

Atualize o índice através do que já foi ensinado: posicione o mouse no índice, acesse a guia “Referências” e clique em “Atualizar Índice” no grupo “Índice”. Você também pode utilizar a tecla F9 como atalho.

Remover todo o índice é mais simples. Clique sobre ele e use o atalho Shift+F9. Selecione o código que representa este índice e delete-o. Este código deve ser parecido com esta entrada: {INDEX \h “A |c “2” \z “1046” }.