7 ideias que vão tornar os seus dias de trabalho mais produtivos

Produtividade. Fazer mais em menos tempo. O sonho de onze em cada dez empresas nem sempre encontra respaldo nos seus colaboradores, afinal somos todos humanos e, por conta disso, susceptíveis a nos desviar do foco com o simples piscar de uma menção na caixa de mensagens do Facebook.

Entretanto, nem tudo está perdido. E a boa notícia é que não precisamos virar “robôs” para nos tornarmos mais eficientes naquilo que fazemos. Em linhas gerais, não importa qual é a tarefa que você tem pela frente: tudo o que você precisa fazer é desenvolver certos hábitos – que certamente o levarão a administrar melhor o seu tempo.

Thomas Oppong, fundador da Alltopstartups, em um artigo publicado no Medium, listou algumas ideias para ajudar você  a tornar esses desafios mais fáceis. Será que você consegue adotar algumas delas para a sua vida? Vale a pena a tentativa.

1 - Dedique tempo ao planejamento

Já imaginou sair de casa e entrar no primeiro ônibus que aparecer, sem saber para onde ele está indo? Não parece uma boa ideia, não é mesmo? Da mesma forma, iniciar a sua semana de trabalho ou de estudos sem objetivos claros em mente não parece ser a forma mais produtiva de levá-lo a um destino.

Por isso, é importante dedicar um tempo no início da semana – ou mesmo nas suas horas de lazer – para listar, em ordem de prioridade, aquelas que serão as suas próximas tarefas. Tendo uma visão do todo, fica muito mais fácil cumprir as metas às quais você deseja alcançar e as chances de sucesso são maiores.

2 - Use lembretes

Sabe aquela ideia que você tem e pensa que, quando sobrar um tempo livre, vai poder desenvolvê-la melhor? Pois bem, se você não anotar ela em algum lugar, é bem provável que quando o tempo livre aparecer ela já tenha ido embora da sua mente – ou que outros pensamentos tomem o lugar dela.

Tenha o hábito de sempre tomar notas no momento exato em que você tem uma ideia ou precisa memorizar alguma coisa. Mesmo Albert Einstein, um cientista genial, não fazia questão de memorizar fórmulas ou algo assim. “Está tudo escrito nos livros, por que vou me dar ao trabalho de memorizar se posso consultá-los?”, ele dizia.

3 - Tenha uma rotina diária

Qual é o segredo de um jogador de futebol bem-sucedido? Além de uma boa dose de talento, com certeza um dos itens fundamentais é o treino. É com a preparação diária que ele se torna mais resistente, mais veloz e mais preciso em seus chutes. No seu trabalho a situação não é diferente.

Se você não estabelecer uma rotina, uma sequencia lógica de tarefas a serem executadas ao longo do dia, certamente seu organismo não vai se acostumar a isso com muita facilidade e sempre estará em busca de adaptação. Quando você cria uma rotina agradável para si, a execução de determinadas tarefas se torna mais rápida e simples.

Se você não estabelecer uma rotina, uma sequencia lógica de tarefas a serem executadas, seu organismo não vai se acostumar a isso com muita facilidade

4 - Entenda que menos é mais

Você já tentou assobiar e tomar um sorvete ao mesmo tempo? Faça o teste. É bem provável que você não consiga (aliás, se conseguir, grave um vídeo e nos mande o link, será sensacional). Nós temos a capacidade de ser multitarefa, mas por alguma razão nos saímos melhor quando dedicamos mais atenção a uma coisa só.

Por isso, não tente fazer duas ou três tarefas que requeiram um mínimo de atenção ao mesmo tempo. Há boas chances de que nenhuma delas saia perfeita. Há grande probabilidade de que alguma delas precise ser refeita e, com isso, você vai perder ainda mais do seu precioso tempo. Uma coisa de cada vez, bem feita e com capricho. Não tem segredo.

5 - Faça lista do que fazer. E do que parar de fazer

Você já deve ter lido em vários lugares que fazer listas das tarefas a serem feitas é uma das melhores maneiras de cumprí-las. Há dezenas de apps “to-do” que podem ajuda-lo nisso. Mas e que tal fazer uma lista das coisas que você precisa parar de fazer?

Somente quando analisamos nossos hábitos é que nos damos conta de que muitos deles são nocivos para a nossa concentração, para a saúde ou mesmo para que nos tornem uma pessoa melhor. Liste as ações e que você não gostaria de fazer e tente, dia após dia, eliminá-las do seu repertório.

6 - Transforme seu celular em uma secretaria particular

Praticamente todo mundo, em algum momento ou outro, já se perdeu no celular em meio a aplicativos como WhatsApp, Twitter, Facebook, Instagram e outros. E não há mal algum nisso desde que você saiba dosar as coisas. Mas que tal usar o smartphone ao seu favor, transformando-o em uma secretaria particular?

Você pode automatizar funções, criar lembretes, usar os recursos de gravador, elaborar listas no estilo "to-do", baixar organizadores de finanças e uma série de outras possibilidades. O celular está ali, o tempo todo do seu lado. Seu uso vai muito além das funções de mensageiro, câmera e plataforma de jogos. E nem precisa comprar o aparelho mais caro do momento: qualquer celular de entrada dá conta do recado.

Liste as ações e que você não gostaria de fazer e tente, dia após dia, eliminá-las do seu repertório

7 - Siga a regra 80/20

Você já ouviu falar no “Princípio de Pareto”? Ele foi criado por Joseph M. Juran, que deu esse nome à teoria em homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto. Segundo ele, 80% das consequências surgem de apenas 20% das causas. Traduzindo: de tudo o que você faz, apenas 20% é realmente importante e responsável por 80% dos seus resultados.

Isso significa que você precisa encontrar onde estão os 20% das suas tarefas que resultam em 80% dos resultados. E mais ainda. Sabendo disso, trate de se dedicar ao máximo a cumprir com maestria esses 20%, pois certamente eles pouparão muito do seu trabalho.