Transformação digital: segurança, facilidade na organização e compartilhamento de documentos

*Escrito por Marcelo Araújo.

Nos últimos anos, temos testemunhado uma mudança significativa no ambiente empresarial, impulsionada pela transformação digital. As empresas estão, cada vez mais, reconhecendo a importância de migrar de processos tradicionais baseados em papel para soluções digitais eficientes. Nesse contexto, a segurança e a facilidade de compartilhamento de arquivos, bem como a organização de documentos, se tornam aspectos cruciais.

A digitalização de documentos, por exemplo, traz inúmeros benefícios para as empresas. Em primeiro lugar, a segurança dos dados é fortalecida. Documentos físicos podem ser perdidos, danificados ou acessados por pessoas não autorizadas, resultando em riscos de segurança e violação de privacidade.

Com a digitalização, os arquivos são armazenados em sistemas seguros e podem ser protegidos por criptografia, autenticação e outras medidas de segurança, garantindo a confidencialidade e a integridade das informações.

Além disso, a facilidade de compartilhamento de arquivos é significativamente aprimorada com a digitalização. Documentos digitais podem ser compartilhados instantaneamente entre colaboradores, departamentos e até mesmo com parceiros externos.

Isso agiliza o fluxo de trabalho, reduzindo o tempo gasto na busca de documentos físicos e na realização de tarefas manuais. A colaboração se torna mais eficiente, permitindo que equipes trabalhem de forma conjunta em tempo real, independentemente de sua localização geográfica.

As transformações digitais possibilitam uma maior integração entre setores empresariais, além de mais segurança.

Qual é o impacto da digitalização no ambiente de trabalho?

Com um Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é possível organizar documentos de forma digital, facilitando sua localização e rápida recuperação. Por meio de um sistema centralizado, os documentos são categorizados, indexados e etiquetados com metadados relevantes, tornando a busca e o acesso mais simples e ágil.

Armazenar apenas na nuvem, como o Google Drive, oferece conveniência e acesso fácil aos arquivos, porém, pode apresentar limitações em termos de segurança e profissionalismo. Contratar um serviço especializado para gestão das informações proporciona maior segurança, controle e suporte técnico especializado, garantindo a proteção dos dados sensíveis e oferecendo soluções personalizadas para atender às necessidades específicas de cada empresa.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Samba Digital, 76,2% das empresas no país estão desenvolvendo ou já implementaram uma estratégia de digitalização em suas operações. Esse dado reflete a consciência crescente sobre os benefícios da transformação digital e o reconhecimento de que a gestão eficiente de documentos é essencial para o sucesso empresarial.

No entanto, é importante ressaltar que a digitalização de documentos não é um processo único, mas sim um caminho contínuo de adaptação às novas tecnologias e demandas do mercado. As empresas devem investir em soluções atualizadas e garantir que sua infraestrutura tecnológica esteja alinhada com os objetivos estratégicos. Além disso, é necessário promover treinamentos e conscientizar os colaboradores sobre as práticas de segurança digital, a fim de evitar vulnerabilidades e ameaças cibernéticas.

Em suma, a transformação digital oferece às empresas a oportunidade de otimizar a segurança e a facilidade de compartilhamento de arquivos, bem como a organização de documentos. Ao adotar essas soluções, as empresas podem aumentar a eficiência operacional, reduzir custos, melhorar a colaboração e tomar decisões mais informadas.

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A digitalização é um passo fundamental para o futuro dos negócios, permitindo que as empresas se adaptem às demandas de um mundo cada vez mais digitalizado!

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*Marcelo Araújo é Diretor Comercial da eBox.