Se você está pensando que nós erramos ao escrever “gráficos em células” no título do artigo, em vez de “gráficos em planilhas”, fique tranqüilo, pois o que ensinaremos não é a utilização da ferramenta de gráfico que todos já conhecem. Este artigo mostrará como utilizar o recurso de formatação condicional do Excel 2007 para inserir gráficos dentro da própria célula onde o dado está contido. Se isso parece muito estranho para você, continue lendo e desmistifique esta ferramenta.
Inovação muito bem-vinda
Cada nova versão do Microsoft Office incorpora inúmeras funções antes inexistentes — algumas até inimagináveis — e melhoramentos daquelas que não cumpriam totalmente seu papel. Exemplo disso é o recurso de formatação condicional do Excel, que nas versões anteriores à 2007 era extremamente limitada. Agora, além de não ter mais o limite de três condições, a ferramenta de formatação condicional permite que você crie gráficos dentro das células. Isso é particularmente útil quando você tem uma planilha grande, com escassez de espaço e a necessidade de mostrar os dados de uma forma mais enxuta.
*Vale lembrar que o recurso de formatação condicional do Excel não serve somente para criação de gráficos. Aqueles que já têm alguma experiência na utilização do programa já devem saber que a formatação condicional é um ótimo recurso para se destacar dados, de acordo com regras que você mesmo pode criar e sua utilização, que já era simples, ficou muito fácil no Excel 2007.
Compare números rapidamente
Para inserir gráficos dentro de células, selecione o intervalo de dados que você deseja formatar e, na guia “Início”, clique no botão “Formatação Condicional”, que fica dentro do grupo “Estilo”, para ver as opções disponíveis. Apontando para a terceira opção (“Barra de Dados”), você verá seis cores diferentes de barras. Passe o mouse sobre cada uma delas e o Excel mostrará como os dados selecionados serão exibidos com cada tipo de barra. Note que o tamanho das barras será calculado de acordo com uma comparação que o Excel faz entre os dados, de acordo com seus valores. A primeira coluna da imagem abaixo foi preenchida com as barras mencionadas.
Outros tipos de formatação
É lógico que o Excel é sempre muito mais complexo do que parece. Assim, também é óbvio que não há só uma opção de gráfico em barra que você pode usar. Dependendo da sua necessidade, é possível definir regras para a exibição das barras. Para que você mesmo estipule como o Excel deve avaliar os dados e depois mostrar o gráfico, clique no botão “Formatação Condicional”, aponte para “Barras de dados” e clique em “Mais Regras”. Na janela que aparece você pode definir os critérios de exibição das barras.
*Note que para usar a opção de Barras de Dados, você deve manter marcado o primeiro tipo de regra (“Formatar todas as células com base em seus respectivos valores”), pois as demais regras têm outras finalidades.
No quadro “Edite a Descrição da Regra” você escolherá de que forma quer que os dados sejam avaliados para que o Excel calcule o tamanho de cada barra. Certifique-se de no campo “Estilo de formatação” esteja selecionada a opção “Barra de dados”. Se você quiser, pode fazer com que os dados da célula fiquem ocultos e somente as barras apareçam, assim como na última coluna da imagem de exemplo.
O campo “Tipo” permite que você selecione que critério o Excel deverá utilizar para determinar qual o tamanho da barra de cada célula. Você definirá o valor da barra mais curta, o valor da barra mais longa e os tamanhos intermediários serão calculados por proporcionalidade. Os tipos disponíveis são: valor mais baixo e valor mais alto; número; porcentagem; fórmula; e percentil. Não é necessário que a barra mais curta e a barra mais longa tenham os mesmos critérios de verificação.
Veja abaixo como funciona cada opção:
Valor mais baixo: escolha esta opção para que o Excel verifique qual é a célula de menor valor dentro do intervalo e use-a para definir a barra mais curta.
Valor mais alto: similar ao item acima. Porém, selecionando-o, você fará com que o Excel calcule o tamanho da barra mais longa a partir da célula com maior valor dentro do intervalo selecionado.
Número: use esta opção para definir o tamanho da barra mais longa e da barra mais curta de acordo com números mínimos e máximos quaisquer que você digitar. Você pode fazer vários testes nessa opção para ver os diferentes tamanhos das barras, conforme os números inseridos.
Porcentagem: quando a distribuição dos valores for proporcional, você pode utilizar esta opção. Caso os valores das células não sejam proporcionais, o gráfico ficará distorcido, como na imagem de exemplo. Este campo só pode variar de 0 a 100.
Fórmula: para aqueles que desejam utilizar o recurso de forma mais complexa, esta é uma boa opção, já que você pode definir fórmulas para os valores de barra mais curta e barra mais longa, tornando-os desta forma, ainda mais dinâmicos.
Percentil: esta opção é usada para cálculos estatísticos. Não confunda percentil com porcentagem. Percentil é relacionado à posição relativa de uma observação.
Você poderá ver quais regras estão definidas para o intervalo selecionado ou para a planilha inteira, clicando no botão “Formatação Condicional” e depois em “Gerenciar Regras”. Clicando duas vezes na regra ou selecionando-a e clicando em “Editar Regra”, você pode modificá-la.
*Vale lembrar que o valor definido para a Barra Mais Curta deve ser sempre menor que o da Barra Mais Longa.
Entendendo o exemplo
Perceba que na planilha de exemplo que fizemos está a produção de cinco funcionários, durante quatro meses. Abaixo de cada mês há o total produzido pelos cinco funcionários em cada mês. Os dados estão sendo comparados dentro do mesmo mês. Ou seja, a primeira coluna compara a produção de cada funcionário e mostra um gráfico para cada um deles, assim como as demais colunas.
Os gráficos em verde foram criados usando a opção “Valor Mais Baixo” para a barra mais curta e “Valor Mais Alto” para a barra mais longa. Perceba que valores intermediários têm barras medianas. Quem faz isso é o Excel, através da proporção definida por você.
Na segunda coluna (Mês 2), elegemos o número 6000 como a meta mínima de produção e definimos o número 9000 como o maior possível. Os funcionários que produziram menos que a meta mínima ficaram com seu gráfico mostrando a barra menor. Perceba que os gráficos da coluna “Mês 1” e da coluna “Mês 2” estão muito parecidos. Isto se dá devido à proporcionalidade do critério de cálculo para criação das barras.
No Mês 3 utilizamos a comparação por porcentagem. Veja que o tamanho das barras não é dividido proporcionalmente de acordo com a porcentagem que cada número tem em relação ao total da produção do mês. O que o Excel considerou foi que o menor número é o 0% e o maior é o 100%.
O Mês 4 tem os mesmos números que o Mês três, porém foi usada a opção “Mostrar Barra Somente” e no campo “Tipo” foram inseridos os números 0 e 10000 como o mínimo e o máximo, respectivamente. Perceba que, como a produção individual está mais próxima de 10000 do que de 0, todas as barras estão praticamente cheias.
A título de curiosidade, criamos gráficos para a linha de totais. Eles estão mostrando exatamente a porcentagem de produção que cada mês teve em relação ao outro. Perceba que em vez de digitarmos um número, inserimos uma fórmula que soma o valor de todos os totais. Isso fez com que as barras ficassem proporcionais, como se representassem a porcentagem que cada mês representou na produção total do quadrimestre.
O recurso de formatação condicional do Excel finalmente chegou onde deveria chegar. Além de ter inúmeras opções e critérios de formatação, você ainda pode sobrepor várias regras para que, se as células tiverem valores que tornem a regra verdadeira, elas sejam formatadas de acordo, podendo ter mais de um estilo ao mesmo tempo. Experimente!
