Controlar as finanças é algo fundamental para o bom gerenciamento econômico doméstico. Seguir a simples regra de gastar menos do que se ganha é algo extremamente simples, mas que nem todos fazem.
Para ajudar você a ter pleno controle de sua receita e seus gastos, muitos recursos do Excel podem ser utilizados. Fórmulas e combinações de células podem funcionar perfeitamente para que você controle suas movimentações financeiras em um determinado período.
Neste tutorial, você vai aprender a utilizar recursos do Excel para controlar os gastos totais mensais que você tem. Lembre-se também que é importante manter sempre “na ponta do lápis” tudo aquilo que você gasta.
Por ser mensal, é interessante estender este controle pelos 12 meses do ano para ter uma visão mais ampla de seus gastos ao longo deste período. Então, faça o seguinte: na célula B2, preencha com a data “01/01/2008”.
Em seguida clique na alça de preenchimento (o pequeno quadrado localizado no canto inferior direito da célula) e arraste-o até a coluna “M” (totalizando 12 células, representando 12 meses).
Preste atenção ao pequeno quadrado que irá aparecer em seguida. Clique sobre ele para que seja exibido um menu de contexto. Selecione a opção “Preencher meses”. Não se importe com as cerquilhas que aparecerão em algumas células.
Em seguida, selecione todas as células, clique com o botão direito e escolha a opção “Formatar células”.
Na janela que se abrir, vá até a aba “Número”, selecione a categoria “Personalizado” e, no campo “Tipo”, digite “mmmm” e clique em “OK”. Isso vai fazer com que o Excel troque as datas pelos nomes dos meses correspondentes.
De volta à planilha, escreva “Receitas” ou qualquer termo que você ache melhor para designar suas fontes de renda. Depois, mescle as células até M1. Para isso, selecione as células de A1 até M1. Depois, na aba “Início”, clique no botão “Mesclar e Centralizar”.
A coluna A deve ser destinada para discriminação de suas receitas e gastos. Descreva primeiro as receitas, uma abaixo da outra, sem limites, porém todas na coluna A. Determine também uma célula para a soma dos totais de gastos em cada mês. A fórmula da soma deve ser adequada à quantidade de linhas que você utilizar. Repita este processo para cada mês da planilha.
Em seguida, formate os valores para que eles sejam exibidos como moeda. Para isso, clique com o botão direito do mouse em qualquer ponto da planilha. No menu exibido, seleciona a opção “Formatar Células”. Escolha a categoria “Moeda.” Nas opções à direita, você pode escolher uma formatação específica para valores negativos, o que é recomendado.
Em seguida, é hora de discriminar os gastos. Você pode deixar preparada uma tabela com diversas categorias de gastos, abordando alimentação, transporte, entretenimento, saúde, etc. O nível de detalhes desta tabela fica a seu critério. O processo é idêntico ao de receita: separe os meses, discrimine os gastos e faça a fórmula das contas adequando as linhas correspondentes.
Tenha consciência de que o mais importante da tabela é fazer corretamente as contas entre ganhos e despesas. Um recurso interessante para a exibição de seu saldo é a Formatação Condicional, a qual permite que o próprio Excel aponte para você os meses em que você gastou além da conta, por exemplo.
Para aplicar este recurso, selecione toda a linha destinada à exibição de seu saldo final em cada mês. Após selecioná-las, selecione a aba “Início” e clique no botão “Formatação Condicional”.No menu exibido, selecione a opção “Realçar Regras das Células” e a sub-opção “É Menor do que”.
Estipule um valor e defina o comportamento de cada célula que atingir este valor ou menos. Você pode, por exemplo, escolher que a célula seja preenchida de vermelho.
Pronto. Esta é a base para que você crie uma planilha controladora de gastos.
Dica: na fórmula de soma dos gastos, adicione a multiplicação por -1 do valor. Isso faz com que a soma do saldo final seja correta. Por exemplo: =SOMA(B13:B25)*(-1).
