Ao irmos fazer compras, viajar ou até mesmo ao sair de casa é quase inevitável sempre esquecer alguma coisa. Para contornar essa situação nos valemos de diversos meios: pedimos para alguém com memória melhor nos lembrar, anotamos em um papel, botamos uma fita no dedo, ficamos contando incessantemente cada item para ter certeza que estamos com tudo e por aí vai.
Com certeza o melhor meio para nos lembrarmos de algo é ter aquilo anotado em um papel. Mas dependendo da pessoa a letra pode não ajudar, então a melhor solução é imprimir a lista. Bom, já que vamos imprimi-la, por que não fazer algo mais elaborado usando o Excel?
Começando
O que estamos propondo aqui é lhe ensinar a criar uma lista suspensa (aquele tipo no qual você clica em uma seta e abre-se uma lista de itens), na qual você poderá inserir todos os itens de uma determinada listagem na ordem e na quantidade que precisar. A primeira coisa a ser feita é digitar uma lista. Como exemplo, usaremos uma lista de itens a serem levados em uma viagem curta.
Se você é do tipo de pessoa “metódica” provavelmente vai querer organizar sua lista em categorias, caso não seja, decerto não se importará em deixá-la com os itens misturados. Por questão de espaço seremos metódicos.
Ao abrir o Excel você já deve ter reparado que em sua parte inferior há um espaço na janela reservado para que sejam inseridas diversas planilhas diferentes em um mesmo arquivo. Pois bem, clique na “Plan2”. Agora, na célula A1 digite o título da categoria de itens, deixe a célula A2 em branco e a partir da célula A3 comece a digitar sua lista.
Terminada a digitação, volte à “Plan1”, escreva um título para o formulário (“Itens os quais levarei comigo em minha viagem”) e em seguida o nome da categoria da listagem feita em “Plan2” (“Roupas”).
Caso a guia “Desenvolvedor” não esteja aparecendo na parte superior da janela do seu Excel, clique no botão com o símbolo do Office (canto superior esquerdo) e selecione “Opções do Excel”. Feito isso, clique na categoria “Mais Usados” e marque a caixa “Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções”.
Agora acesse a sua mais nova guia, clique em “Inserir” e selecione “Caixa de Combinação” no grupo “Controles de Formulário”. Em seguida, trace a caixa na primeira célula após a categoria inserida, no nosso exemplo, “Roupas”.
Para que sua caixa de combinação passe a ter opções faça o seguinte: clique com o botão direito em cima dela e selecione “Formatar Controle”, na janela aberta, na guia “Controle”, clique no botão ao lado da caixa “Intervalo de Entrada”. Terminado isso vá à “Plan2” e selecione a sua listagem desde A2 até o final da sua lista.
Não estranhe estarmos adicionando uma célula em branco, pois ela é necessária para quando se inserir um item no lugar errado, no qual não deveria haver nenhum.
Tendo selecionado sua lista, clique novamente no mesmo botão e depois em “OK” na janela “Formatar Objeto”. Caso queira sua lista em ordem alfabética, acesse a guia “Dados” e clique na opção “Classificar de A a Z” no grupo “Classificar e Filtrar”.
Pode ser que dentre todos os itens da lista somente metade seja requerida em sua viagem, logo, não será necessário inserir uma “Caixa de Combinação” para cada item, somente aqueles os quais serão usados. Como os itens estão em uma mesma lista, basta copiar a “Caixa de Combinação” já criada, colar e mover para baixo da primeira, para isso, clique com o botão direito em cima dela e selecione “Copiar”, depois, cole quantas vezes forem necessárias e pronto.
Existe a possibilidade de você querer posteriormente adicionar mais itens à lista em “Plan2” e provavelmente você não vai querer fazer todo esse trabalho novamente. Para resolver esse problema existe no Excel a função “DESLOC”, a qual define uma região da planilha como “elástica”.
Para fazer isso, acesse a “Plan2”, selecione toda a sua lista (incluindo a linha em branco) e dentro da guia “Fórmulas” selecione “Definir Nome”. Dentro da próxima tela, digite o nome da categoria de itens em “Nome” e a seguinte fórmula no campo “Refere-se a”:
=DESLOC(Plan2!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Plan2!$A:$A);1)
Agora será necessário alterar a “Caixa de Combinação” para que ela reconheça os novos itens adicionados à lista. Para isso, segure a tecla “Ctrl” e selecione todas as caixas inseridas, acesse a guia “Desenvolvedor” e clique em “Propriedades”. Feito isso, na guia “Controle”, digite o nome dado no passo anterior no campo “Intervalo de Entrada” e aperte “OK”. Agora sempre ao adicionar um item à lista ele aparecerá na “Caixa de Combinação”.
Para criar outras categorias, as quais usarão listas diferentes da primeira criada, o processo é o mesmo, no entanto, você deverá digitar cada lista em uma planilha diferente (“Plan3”, etc.). Somente lembre-se de alterar a fórmula DESLOC com o número correspondente da planilha desejado, por exemplo, a fórmula para a “Plan3” será a seguinte:
=DESLOC(Plan3!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Plan3!$A:$A);1)
Deixando bonito
Depois de você inserir todos os itens desejados de todas as listas e categorias é chegada a hora de deixar sua lista de um jeito que nenhum item de nenhuma categoria “escape” de uma folha para a outra (depois de impresso).
Geralmente o Excel mostra uma linha a qual marca o limite de uma folha, mas caso ela não esteja aparecendo clique no botão com a imagem do Office e selecione “Opções do Excel”. Na categoria “Avançado”, localize “Exibir opções para esta planilha” e marque a opção “Mostrar quebras de página”.
Feito isso, altere as fontes, aplique cores diferentes, ou seja, faça aquilo que quiser e deixe sua lista bonitona. Em seguida, salve-a como modelo (para não precisar ter todo esse trabalho para criar algo parecido no futuro). Para isso, vá em “Salvar como...” (apertando a tecla F12) e no campo “Salvar como tipo”, selecione “Modelo do Excel (*.xltl)”, dê um nome ao arquivo e clique em “Salvar”.
Recomendação
Como toda lista geralmente apresenta quantidades, e não somente itens, você pode fazer caixas de combinação para elas, assim como para as medidas (litros, pares, etc.). Como você já deve ter imaginado, o processo de criação dessas colunas adicionais é o mesmo das listas de categorias anteriores. Ou seja, faça tudo igual, trocando somente o nome dos bois.
A lista suspensa ficou pequena demais?
Caso existam muitos itens em sua lista e você não queria visualizar somente 8 por vez, você deverá alterar o número de itens exibidos. Para isso, clique com o botão direito do mouse na caixa de combinação desejada e selecione “Formatar controle”. Na guia “Controle”, altere o número ao lado de “Linhas suspensas” para aquele desejado e pronto, você não precisará mais ficar o tempo todo usando a barra de rolagem da lista suspensa.
