Como reduzir os custos com telefonia na sua empresa

As telecomunicações no Brasil estão passando por um período turbulento. Só neste ano, já foram discutidas a concorrência entre os aplicativos de mensagem instantânea ou chamadas gratuitas e as operadoras de celular, a limitação do uso da Internet por meio de franquias e a segurança das informações publicadas no mundo online. Envoltas em um cenário de crise econômica, não está sendo fácil para as empresas manterem uma relação estável com um dos sistemas mais importantes para o sucesso dos negócios.

Principalmente para quem ainda está começando a empreender em algum setor, a redução da produção industrial e a inflação prevista de 7,43% para o ano podem impactar em custos que não eram esperados.  Por isso, a economia na hora de se comunicar com clientes, fornecedores e entre os próprios colaboradores é bem-vinda, desde que seja feita de uma forma inteligente, pois o mau planejamento pode levar o empreendimento ao fracasso.

Gerenciar a comunicação com soluções especializadas é uma boa tática para redução dos custos em telefonia de uma empresa em até 30%, o que pode representar uma economia significativa se ela ainda estiver engatinhando. Para que seja efetiva, a ação precisa contar com o endosso de uma consultoria especializada.

Soluções para a redução

O primeiro passo que uma empresa de gestão técnica e financeira para a telefonia vai dar é realizar um diagnóstico personalizado da situação de cada negócio. Ao comparar as condições contratuais firmadas com a operadora de telefonia e os gastos que constam na conta, é frequente encontrar cobranças indevidas, ligações cobradas mais de uma vez, valores para cálculo diferente do que foi combinado e descontos que não são aplicados.

Para o empreendedor, a descoberta pode ser chocante, mas as práticas realizadas há um bom tempo pelas operadoras costumam ser contra o Código de Defesa do Consumidor. Munidos destas informações, é possível pedir o ressarcimento para o provedor do serviço, seja com o auxílio da consultoria especializada ou diretamente, em um processo que leva em torno de um mês.

Aparelhos VoIP já fizeram muito sucesso

A próxima etapa para a economia das despesas telefônicas é fazer um mapeamento do perfil de uso dos recursos de telefonia e, de acordo com ele, verificar a melhor solução para cada empreendimento. A negociação de tarifas reduzidas com as teles é só um dos caminhos existentes, pois, com a instalação de processos, ferramentas e até mesmo softwares, é possível garantir total visibilidade das necessidades com telefonia fixa e móvel, efetuar a tarifação adequada de cada chamada e disponibilizar relatórios diários das operações na nuvem.

Otimizar a conta telefônica das empresas é uma prática que tem cada vez mais oportunidades de ser aplicada, graças à evolução dos celulares. Podem ser gerenciadas diversas plataformas de dispositivos móveis que utilizam serviços de voz e de dados, já que eles respondem por 21% do uso corporativo, controlando o acesso às informações e, ainda, garantindo o preenchimento do inventário das empresas e mantendo o smartphone sempre em dia com as atualizações. As medidas evitam o comprometimento dos resultados e aumentam a produtividade, sem o risco de uso indevido do dispositivo.

Otimizar a conta telefônica das empresas é uma prática que tem cada vez mais oportunidades de ser aplicada

Para todas as modalidades de soluções, são realizados treinamentos, que garantem aos colaboradores determinados para as funções a habilitação para utilizá-las. Além disso, o suporte e a consultoria oferecidos auxiliam na manutenção do gerenciamento, tornando-o um ativo essencial na redução de milhões de reais ao ano em tempos de crise e instabilidade das teles.

Tenha boas práticas

Orientar os colaboradores sobre as melhores práticas para o uso da telefonia da empresa e utilizar a inovação tecnológica a favor dos negócios podem ajudar os empreendedores que ainda estão começando ou aqueles que já estão expandindo as operações.

Além da contratação de uma empresa capaz de gerenciar de forma eficiente os custos telefônicos, as melhores dicas para a redução sem comprometer os resultados são:

Elimine custos desnecessários

A realização de telefonemas longos e desnecessários pode ser reavaliada em algumas áreas e realocada para as demandas em que há necessidade, como o atendimento ao cliente ou a recepção da empresa.

Esclareça o uso para os colaboradores

Se a empresa não pretende tolerar gastos com ligações pessoais, é preciso deixar isso claro para todos os funcionários. Orientá-los a utilizar o próprio celular e deixar o telefone corporativo, seja fixo ou móvel, para casos de urgência pode ser uma forma de economia. Outra opção é adotar um sistema de desconto na folha de pagamento quando o uso tiver caráter particular.

Adote comunicadores internos

Quando muitos dos colaboradores utilizam o computador e precisam se comunicar internamente, programas que funcionam em tempo real graças à internet podem ser mais eficazes que ligações telefônicas.

Realize ligações por IP

Com a onipresença e a qualidade da conexão à internet, é possível substituir as tradicionais ligações telefônicas pelas que acontecem via VOIP (Voice Over Internet Protocol), principalmente para chamadas de longa distância. As tarifas costumam ser gratuitas para a comunicação entre computadores e até mesmo entre dispositivos móveis.

Não dispense os emails

Em vez de utilizar o telefone para solicitar orçamentos, pedir alterações ou passar dados importantes, é melhor usar o bom e velho email. Mesmo nas empresas mais modernas que utilizam plataformas inovadoras de comunicação, manter o acesso ao email garante, além da redução no uso telefônico, o registro das informações e a segurança da empresa.

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Você já sabe como reduzir seus custos na sua empresa?

Este texto foi produzido em uma parceria com a SEO Marketing