Dentro de ambientes corporativos, muitas vezes os funcionários se vêem nadando em uma maré interminável de e-mails. Por outro lado, usuários domésticos também são afetados, pois a tentação de olhar o e-mail a cada 5 minutos é irresistível. Spam, correntes e outros tipos de e-mails indesejados também são grandes vilões, que nos fazem perder muito tempo que poderia ser aplicado em atividades realmente importantes. Para você não desperdiçar mais a sua vida só respondendo e-mails, reunimos algumas dicas que podem ajudar a economizar tempo e neurose.
Outlook e afins
Se você utiliza programas de e-mail, como o Outlook, para gerenciar suas mensagens, veja abaixo alguns passos que você pode seguir para não ficar doido com a quantidade diária de respostas a serem enviadas. Para manter a sanidade e a produtividade, no entanto, é necessário um pouco de autodisciplina.
Planeje: ao abrir seu programa de e-mail, não saia respondendo tudo o que encontrar. Faça uma leitura rápida das mensagens e veja quais merecem prioridade.
Organize-se: Crie uma pasta de e-mails pessoais e coloque nela tudo que não tenha relação com o trabalho. Deixe para ver as mensagens dessa pasta só no final do dia. Isso evita que o convite para o Happy Hour deixe você ansioso e tire sua atenção das tarefas profissionais.
Evite a neurose: olhar o e-mail a cada dois minutos em busca de novas mensagens, além de fazer mal para a saúde, não resolve os e-mails que já estão pendentes. Configure o programa para verificar mensagens a cada 20 ou 30 minutos.
Desligue o alerta: se há uma coisa que pode deixar você maluco é o alerta de novas mensagens (também chamado de alerta pop-up). Desligue-o! Ser avisado que um novo e-mail chegou, geralmente só serve para deixá-lo ainda mais ansioso.
Lugar de diversão é em casa: resista à tentação de ler piadas, correntes e olhar as lindas mensagens em PowerPoint que você recebe diariamente, pois elas costumam ser longas e fazem você perder muito tempo. Aquela pessoa que receberá um centavo por e-mail que você enviar à sua lista inteira de contatos, simplesmente não existe. Se você se planejar corretamente, sua produtividade aumentará e sobrará tempo ao final do dia para você ver e responder seus amigos.
SPAM: não fique checando a caixa de SPAM o tempo todo. Os sistemas de SPAM dos programas de e-mail são “treinados” para não mover nada importante para essa pasta. Mensagens podem ser marcadas erroneamente como SPAM, mas isso é raro.
Webmails
Os webmails são ótimos pela sua praticidade e segurança, mas também podem se tornar uma bela enxaqueca. Algumas dicas acima também se aplicam aos webmails.
Tenha mais de uma conta: não é interessante enviar currículos através de uma conta “tiaodobusao@email.com”. Para assuntos sérios, prefira e-mails sérios. Seu nome e sobrenome já está ótimo. Tenha outra conta de e-mail para divulgar aos amigos, receber “porcaria” e tratar de assuntos informais.
Tenha bom-senso: não é porque o webmail não ocupa espaço no computador que você precisa lotar a caixa de e-mails dos seus amigos. Alguns deles com certeza não gostam de receber piadinhas, vídeos, fotos, etc., mas não reclamam para não chatear você.
Filtro anti-spam: não importa se você utiliza o webmail para o trabalho ou para sua vida pessoal, evite escolher serviços com filtros anti-spam. Seu parceiro de negócios não tem tempo sobrando para mandar uma mensagem de confirmação, dizendo que ele é ele mesmo e o seu amigo vai simplesmente cancelar o envio por falta de paciência.
Existem várias outras maneiras de evitar que você fique o dia todo respondo e-mails ao invés de trabalhar ou fazer coisas mais importantes. Caso você tenha alguma dica, fique à vontade para compartilhar conosco através dos comentários.
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