Como fazer para anotar todas as suas despesas pelo Gmail

04/09/2012 às 11:38

3 min de leitura

Cuidando dos seus gastos pelo Gmail (Fonte da imagem: iStock)

Atualmente, é possível recorrer a uma série de softwares no mercado para manter um controle de como você tem utilizado o seu dinheiro. Porém, nem todos são tão práticos como as pessoas gostariam e muitos ainda preferem utilizar métodos mais simples e diretos, como criar uma planilha pessoal no Excel para isso.

Da mesma forma, quem prefere as planilhas para o controle pode utilizar o Google Drive e manter uma delas online, facilitando o acesso quando for necessário. Entretanto, se você utiliza esse método, há uma maneira de deixar o seu sistema financeiro ainda mais prático e fácil de atualizar, utilizando o Gmail.

Fazendo algumas configurações, você pode manter uma planilha no Drive e atualizá-la diretamente a partir do Gmail, na forma de um formulário eletrônico. Assim, você pode atualizar os seus gastos em tempo real, sem precisar abrir o documento sempre que houver alterações, fazendo-as pelo email.

Se você ficou interessado no assunto, acompanhe o tutorial que ensina como você pode fazer para controlar os seus gastos (de forma prática) pelo Gmail.

Criando a planilha

Primeiro, é preciso criar uma planilha eletrônica no Google Drive. Para isso, abra o serviço, clique em “Criar” e selecione a alternativa “Planilha”.

Criando uma nova planilha (Fonte da imagem: Baixaki/Tecmundo)

Feito isso, já com a nova planilha aberta, clique em “Ferramentas” e escolha a opção “Criar um formulário”.

Criando um formulário (Fonte da imagem: Baixaki/Tecmundo)

Veja que uma nova janela é exibida na tela, para você montar o seu controle. Agora, o trabalho é um pouco manual, necessitando que você preencha os campos presentes na tela. “Título da pergunta” representa como ela aparece no seu questionário, “Texto de ajuda” seria uma explicação que facilite a resposta (sendo opcional) e “Tipo de pergunta” representa o tipo de dado que o campo aceita (texto, número etc.).

Montando o formulário (Fonte da imagem: Baixaki/Tecmundo)

Não há um número máximo de perguntas permitido e, para acrescentar mais um conjunto delas na tela, basta utilizar o botão de “Duplicar” presente na ferramenta.

Adicionando perguntas (Fonte da imagem: Baixaki/Tecmundo)

Quanto tudo estiver de acordo com o desejado, clique em “Salvar” para armazenar o formulário criado. Em seguida, Clique em “Enviar este formulário por email”.

(Fonte da imagem: Baixaki/Tecmundo)

Uma nova tela é aberta e, nela, você deve preencher o endereço do Gmail pelo qual você quer alterar a planilha de despesas no campo “Para”. Então, clique em “Enviar” para que a operação seja concluída. Feito isso, você receberá a planilha no email cadastrado.

Adicionando um atalho para acesso rápido

Agora, vamos criar uma maneira de acessar o formulário enviado rapidamente. Para isso, clique no botão de configurações do email, na forma de uma engrenagem, e selecione a alternativa “Configurações”.

Abrindo as configurações (Fonte da imagem: Baixaki/Tecmundo)

Em seguida, entre na aba “Labs” e localize o aplicativo “Links rápidos”. Feito isso, selecione “Ativar” para habilitá-lo. Então, salve as configurações para que essa alteração tenha efeito.

Habilitando o Links Rápidos (Fonte da imagem: Baixaki/Tecmundo)

Volte para a sua Caixa de entrada. Observe que, na barra lateral esquerda do Gmail, agora você possui a função “Links rápidos”. Para continuar o procedimento, abra o email contendo o formulário criado e clique em “Adicionar link rápido”, como mostrado na imagem abaixo.

Criando o atalho (Fonte da imagem: Baixaki/Tecmundo)

Uma pequena tela de mensagens é aberta e, nela, você deve inserir um nome que identifique melhor o seu formulário (como “Minhas Despesas”). Clique em “OK” para confirmar a operação.

Nomeando o atalho (Fonte da imagem: Baixaki/Tecmundo)

Prontinho! O seu formulário foi adicionado aos links rápidos e, toda vez que você clicar nesse atalho, a mensagem que o contém é imediatamente aberta na tela. Sempre que você tiver uma nova despesa, basta preenchê-lo para que os dados sejam alterados na planilha presente no Google Drive. Com isso, o seu controle pode ser atualizado diretamente a partir do Gmail.

(Fonte da imagem: Baixaki / Tecmundo)

Vale apenas lembrar-se de que, embora você possa inserir as despesas pelo formulário (mantendo-o sempre atualizado), para ver todos os dados é necessário acessar a planilha pelo Drive.