Como usar o GMail

Em abril de 2004, o Google começou a oferecer seu serviço de mensagens eletrônicas para convidados (o Gmail se tornou aberto ao público geral somente em 2007). Desde então, o conceito e as funcionalidades de uma conta de email foram drasticamente modificados e foi determinado um novo padrão de qualidade.

Quando começou, o Gmail oferecia 1 GB de armazenamento. Hoje, você tem uma capacidade de mais de 7 GB. Capacidade esta que está aumentando a cada dia. Isso é para os usuários gratuitos. Com 500 dólares por ano, por exemplo, você praticamente ganha um disco rígido externo de capacidade de 400 GB.

O Gmail ficou rapidamente popular graças à sua interface agradável, aos recursos de busca e gerenciamento de mensagens, pela disposição das mensagens como conversas e muitos, muitos outros recursos. Neste tutorial, você vai aprender a usar alguns deles.

Ainda não sabe por que usar?

Além da capacidade exorbitante, interface agradável e disposição das mensagens como conversas, o Gmail tem um dos mais eficientes filtros de spam para bloqueio de mensagens indesejadas, recurso de pesquisa do Google aplicado à sua conta de email, bate-papo através do Gtalk, marcadores, filtros e estrelas, possibilidade de acesso por dispositivo móvel, anúncios dispostos em locais que não atrapalham e atalhos de teclado.

Interface

Ao acessar sua conta, o que você visualiza é sua caixa de entrada, à direita.

À esquerda, fica o menu para navegação com recursos típicos de uma conta de email: emails enviados, rascunhos, spam e lixeira, por exemplo. Também se encontram serviços exclusivos do Gmail, como mensagens marcadas com estrelas e organização de seus contatos.

Logo abaixo deste menu fica a tela de bate-papo, o qual lhe permite conversar com seus contatos do Google Talk sem a necessidade de ter o programa instalado. Abaixo do bate-papo, fica a tela de marcadores (função que será explicada em detalhes mais adiante). Para concluir este menu, há um pequeno campo para que você convide outros usuários para usar o Gmail.

Na parte mais superior da tela, você encontra links para fácil utilização de outros serviços do Google, como Orkut, Agenda, Docs, Fotos, Grupos e mais. Um pouco mais abaixo, há o recurso de busca, um grande diferencial do Gmail.

O básico

Vamos começar pelo básico: ler e enviar mensagens. Ao clicar sobre uma mensagem, uma nova tela será exibida. Nela você verá, nesta ordem: nome do remetente, destinatários, opção para responder e o corpo da mensagem.

Para saber mais informações, clique em “mostrar detalhes”. Você poderá ver o endereço do remetente, a data de envio e o assunto em um cabeçalho.

À direita, você verá o botão “responder”. Porém, não é somente isso que este botão faz. Clicando sobre a flecha ao lado dele, você pode executar outras tarefas: responder a todos (quando a mensagem é enviada para mais de um destinatário), encaminhar, filtrar mensagens deste contexto (com base em critérios escolhidos por você), imprimir, excluir (ou excluir somente a mensagem em questão no meio de uma conversa), denunciar como phishing, mostrar conteúdo original da mensagem (isso serve para mensagens encaminhadas que podem ter sido alteradas) e exibir texto truncado (ou seja, aquele texto omitido por muitos serviços quando a mensagem é enviada para mais de um destinatário).

Clicando em responder, um novo corpo de mensagem é aberto. O endereço do remetente já estará determinado, mas você poderá adicionar outros. É possível apagar o conteúdo da mensagem original, assim como editá-lo. Clique em “Enviar” para enviar a mensagem, “Salvar agora” para salvá-la como rascunho ou em “Descartar” para cancelar tudo e não enviar nada.

O procedimento para encaminhamento de mensagens é semelhante.

Ao clicar em “Filtrar mensagens assim”, você pode utilizar a mensagem em questão como exemplo para o Gmail barrar mensagens indesejadas. Primeiro você escolhe os critérios que o Gmail deve utilizar. São cinco critérios que você pode configurar: barrar mensagens a partir do endereço do remetente ou do destinatário, do assunto, que tenham palavras específicas ou que não as tenham.

Em seguida, o Gmail vai testar os filtros que você determinou para que ele não cometa nenhum engano.

Escrevendo uma mensagem

Clique em “Escrever mensagem” para começar. No campo “De”, você escolhe qual endereço deve ser utilizado para o envio da mensagem. Isto é possível porque o Gmail permite que você associe outros endereços a ele. Você vai aprender a fazer isso mais para frente.

No campo “Para”, escreva o endereço do destinatário. Caso ele esteja em sua lista de contatos, basta escrever as primeiras letras do nome dele para que o Gmail retorne o provável destinatário que você busca.

Clicando em “Adicionar Cc”, você adiciona endereços para que eles recebam uma cópia da mensagem. Clicando em “Adicionar Cco”, esta cópia é oculta, ou seja, o destinatário principal não é informado de que outras pessoas também receberam a mensagem. Se você clicar em nessas opções, mas deixar os respectivos campos em branco, não se preocupe, pois nada de errado vai acontecer.

Em assunto, digite o tema da mensagem. Vai uma dica: se o destinatário não te conhece, evite usar assuntos muito gerais, pois eles podem ser considerados spam ou vírus.

Clique em “Anexar um arquivo” para fazer justamente isso. Basta clicar em “Arquivo” para indicar a localização dele. Vá clicando em “Adicionar outro arquivo” para adicionar quantos você quiser. Clique em “remover” para tirá-lo da lista.

Para escrever o texto do corpo da mensagem, o Gmail oferece alguns recursos de edição, como texto em negrito, itálico e sublinhado, além da possibilidade de você escolher tipo, tamanho e cor da fonte.
Também é possível destacar texto e inserir emoticons e links, além de adicionar marcadores e alinhar o texto como você quiser. Para deixar o texto sem nenhuma formatação, basta clicar em “Texto sem formatação”. Caso esta barra de formatação não esteja disponível, basta clicar em "Formatação em Rich Text" para exibí-la.

Depois que você escrever a mensagem, é altamente recomendável que você utilize o corretor gramatical. Ele está disponível em vários idiomas e é muito fácil de usar. Basta clicar sobre “Verificar ortografia”. Ele vai verificar o texto baseado no idioma padrão que você utiliza no email. Para alterar este idioma, basta clicar sobre a pequena flecha ao lado de “Verificar ortografia”.

O corretor vai identificar os erros e apontá-los, destacando-os em vermelho ou amarelo. Clique sobre uma palavra identificada e escolha um substituto para ela, ou então ignore este erro.

O Gmail salva rascunhos automaticamente. À medida que você vai escrevendo, a mensagem vai sendo salva para evitar que você a perca e para possibilitar que você continue a escrevê-la posteriormente. No entanto, basta clicar em “Salvar agora...” para salvar um rascunho manualmente. Clique em “Enviar” para mandar a mensagem ou em “Descartar” para cancelar tudo.

Arquivando mensagens

Para manter sua caixa de entrada limpa e organizada, o Gmail oferece o recurso de arquivamento de mensagens. Com ele, você não apaga mensagens que possa precisar futuramente, mas também não as mantém em sua caixa de entrada. Essas mensagens podem ser localizadas através de “Todos os e-mails”, de marcadores e da pesquisa do Gmail.

Para arquivar uma mensagem, selecione-a (marcando a caixa ao lado do nome do remetente) e clique no botão “Arquivar”. Este botão também é disponibilizado em uma mensagem ou conversa aberta.

Para mover o email de volta para sua caixa de entrada, localize-a (procure em “Todos os emails”), selecione-a e clique em “Mover para a Caixa de entrada”.

Mais ações

Repare que, na sua caixa de entrada, há o botão “Mais ações”. Marcando uma mensagem e clicando nesta caixa, você pode marcar tal mensagem como lida, marcar como não lida, marcar como estrela (recurso que já vamos explicar) ou remover a estrela, filtrar mensagens semelhantes, ignorar e remover ou adicionar marcador.

Pesquisa

Uma das melhores sacadas do Gmail é o recurso de busca do Google aplicado dentro do seu email. Aqui, você pode digitar uma palavra-chave para buscar mensagens nesse contexto em seu email. Este é um ótimo recurso para você “pinçar” uma mensagem específica em meio a tantas conversas. Basta digitar o que você deseja e clicar em “Procurar e-mail”. Para pesquisar na internet, basta clicar em “Pesquisar na internet”.

Estrelas

O recurso de estrelas do Gmail é como o recurso de favoritos de um navegador. Você marca uma mensagem com estrela e ela fará parte de uma lista especial, acessada através do menu principal do Gmail.

Para marcar uma mensagem ou conversa com estrela, basta clicar sobre a estrela que fica à esquerda do remetente. Perceba que ela vai ficar amarela e disponível no menu “Com estrela”. Para remover uma mensagem desta lista, basta clicar novamente sobre a estrela, de maneira que ela não fique colorida.

Marcadores

Os marcadores lhe permitem criar regras às mensagens para identificar um grupo de mensagens mais facilmente. É possível identificar uma conta externa de email, um destinatário específico, uma conversa específica, etc.

Imagine que você pode categorizar todas suas mensagens, dividindo-as, por exemplo, em “Parentes”, “Amigos”, “Trabalho”, etc. Basta identificar uma mensagem uma vez para que todas as mensagens seguintes do mesmo remetente sejam identificadas.

Há duas maneiras principais para criar um marcador. Ao receber uma mensagem, clique em “Mais ações”. Em seguida, clique em “Novo marcador”. Basta dar nome ao marcador para que as mensagens deste remetente sejam identificadas por ele. Depois que um marcador é criado, basta clicar em “Mais ações” e clicar sobre o nome do marcador já criado.

Bate-papo

O Gmail associa automaticamente seus usuários ao Google Talk, o serviço de bate-papo do Google. Isso significa que basta você criar uma conta no Gmail para poder usar o Gtalk. E sempre que você troca mensagens com alguém que também tenha um endereço do Gmail, esta pessoa é adicionada  automaticamente à sua lista de contatos.

Um pouco abaixo do menu de navegação do Gmail, você localiza a janela de bate-papo do Gmail. Clique sobre a pequena flecha para expandir esta janela. Você vai ver o seu nome de exibição, seu status no serviço e os 10 contatos com os quais você troca mensagens com mais freqüência.

Clique em “Acessar bate-papo” para se conectar. Você pode definir seu status clicando na pequena flecha que aparece. Também é possível escrever uma mensagem pessoal.

No campo de texto que aparece acima do seu nome, você pode localizar um contato da mesma maneira que é feita quando você envia um email. Digite as primeiras letras do nome do contato e o Gmail vai filtrando automaticamente.

Posicionando o cursor do mouse sobre um contato, um menu é aberto. Nele, você pode enviar uma mensagem, começar uma conversa e acessar o perfil de tal contato no Orkut caso ele tenha. Ainda é possível exibir detalhes e conversas recentes com o contato e definir se ele deve ou não estar sempre disponível na lista dos contatos mais freqüentes.

Ao clicar em “Bate-papo”, uma pequena janela é aberta no canto inferior esquerdo de sua tela, e você pode começar a conversar com o contato. Basta digitar as mensagens e teclar Enter para enviá-las. Para adicionar emoticons próprios do Gtalk, clique no botão no canto inferior direito, representado por um Smiley. Basta escolher uma imagem e clicar sobre ela.

Clicando em “Opções”, você pode desativar o registro do histórico da conversa (por padrão, todas as conversas são salvas no seu Gmail), além de bloquear o contato e abrir uma janela separada para a conversa, ao invés de utilizá-la dentro da janela do Gmail.

Para visualizar o histórico de conversas, clique em “Bate-papos”. As conversas são exibidas como mensagens e você pode trabalhar com elas com muitos dos recursos de email do Gmail.

Para não manter um histórico de suas conversas, vá em Configurações. Clique na aba “Bate-papo” e marque a opção “Nunca salvar histórico de bate-papo”.

Se você efetuar logout do Gmail com status online no bate-papo, automaticamente você será conectado como online na próxima vez que acessar seu email.

Contatos

O Gmail oferece diversos recursos para você manter uma lista grande, prática e organizada de contatos. Acesse a opção “Contatos” para começar a gerenciá-los. Você terá estatísticas de contatos e os grupos que o Gmail utiliza por padrão.

Clicando sobre o nome de um contato, na lista do meio, são exibidas mais informações sobre ele na área da direita, com imagem e link para visualizar conversas recentes.

Para criar um contato, clique no botão “Novo contato”, representado por um símbolo de adição. Digite as informações nos campos correspondentes e, em seguida, clique em “Salvar”. Para editar um contato já existente, basta selecioná-lo e clicar em “Editar”.

Para criar um grupo de contatos, clique no botão “Novo grupo”, que fica ao lado do botão “Novo contato”. Primeiro, nomeie o grupo. Com o grupo criado, sempre que você selecionar um contato e clicar em “Grupos”, você terá a opção de adicionar o contato ao grupo criado.

Pesquisar um contato é muito fácil. Na área de grupos, basta digitar o nome ou o endereço desejado na caixa de pesquisa. É possível usar prefixos, nome, sobrenome, domínio ou nome de usuário, etc.

O Gmail armazena automaticamente os endereços com os quais você troca mensagens toda vez que utiliza as funções responder, responder a todos ou encaminhar.

Usando outras contas no Gmail

O Gmail tem um assistente fácil para que você possa receber mensagens de outras contas de email em um único endereço. Estas contas podem ser tanto do Gmail como de outros servidores.

Para adicionar uma outra conta de email à sua conta do Gmail, clique em “Configurações”. Em “Contas”, na seção “Receber mensagens de outras contas”, clique em “Adicionar outra conta de e-mail”. Para começar, digite o endereço de email desejado.

Na tela seguinte, forneça sua senha e defina algumas configurações como manter ou não as mensagens no servidor original, usar conexão segura, marcar as mensagens recebidas e arquivar as mensagens recebidas. Clique em “Adicionar conta”.

Automaticamente, o Gmail vai buscar e testar as informações de servidores e portas para o recebimento das mensagens, mas nem sempre a conexão pode ser estabelecida. Teste o Gmail e, no caso de erro, busque essas informações com o seu provedor e repita o procedimento se for necessário.

Apenas enviando emails com outra conta

Para apenas enviar emails com uma outra conta, acesse as configurações, a aba Contas e, logo em “Enviar e-mail como”, clique em “Adicionar outro endereço de email”. Especifique o nome que você deseja utilizar, insira o endereço da conta. Se você quiser, clique em “Especificar um endereço de ‘destinatário para resposta’ diferente” para direcionar as respostas para os emails que você enviar. Clique em “Próxima etapa”.

Clique em “Enviar confirmação” para que o Gmail comprove a existência da conta que você determinou. Siga as instruções do email recebido e conclua o processo. A partir daí, você pode selecionar um endereço diferente no campo “De” ao enviar uma mensagem.

Outras formas de acesso

O Gmail permite que você acesse suas mensagens de outras maneiras. Uma delas é através de feeds RSS. Ou seja, se você utiliza um agregador de RSS para acompanhar suas notícias, também pode usá-lo para visualizar suas mensagens do Gmail.

Para isso, adicione o serviço do Gmail com o link https://mail.google.com/mail/feed/atom. Forneça suas informações de login e senha. Nada em sua conta do Gmail é alterada.

Só serão exibidas as mensagens ainda não lidas em sua caixa de entrada.

Lembre-se de configurar seu agregador de maneira que ele não torne público nenhum conteúdo relacionado à sua conta. Isso deve ser feito de acordo com o agregador utilizado.

Clipes da Web

Repare na sua caixa de entrada. Acima das mensagens, você observa links para notícias, postagens de blogs, feeds RSS e links patrocinados. Cada link desse exibe sua fonte e a data de sua publicação. Utilize as setas de navegação para percorrer clipes antigos e novos.

O conteúdo destes clipes pode ser personalizado. Para isso, vá em Configurações e clique sobre a aba “Clipes da Web”. As fontes dos clipes são exibidas por categorias exibidas à esquerda. Navegue por estas categorias e pesquise pelos tópicos de seu interesse como se estivesse pesquisando com o Google. Ao encontrar um clipe que deseja visualizar, clique em “Adicionar”. Para remover, basta clicar em “Remover”, ao lado do tópico em questão.

Para não mais visualizar os clipes, desmarque a opção “Mostrar meus clipes da Web acima da caixa de entrada”.

Configurações

É altamente recomendável que você acesse as configurações para conhecer mais capacidades do Gmail e para controlar serviços e recursos. As configurações são divididas em áreas/tópicos e são muito auto-explicativas.

Em “Geral”, você define o idioma de exibição do Gmail, determina o número máximo de conversas que podem ser exibidas em uma única página, habilita ou desabilita atalhos de teclado, escolhe uma imagem de exibição e define quem pode visualizá-la (além de configurar a exibição de imagens dos seus contatos), cria uma assinatura (que será adicionada ao final de cada mensagem), configura indicadores de mensagem, snippets, cria uma resposta automática de férias, define a codificação para o envio de mensagens e a conexão do navegador.

Os atalhos de teclado facilitam a navegação pelos recursos do Gmail. Uma vez habilitados, basta usar uma tecla para abrir a janela de composição de mensagem, por exemplo.

Já os indicadores lhe informam se uma mensagem foi enviada somente para você ou para mais destinatários. Uma vez marcada, todas as suas mensagens são identificadas com uma seta simples nas mensagens enviadas para mais de um destinatário e uma seta dupla nas mensagens enviadas somente para você.

Snippets são códigos adicionados às mensagens para divulgação ou uso de um serviço. Já a codificação de email determina regras para a interpretação correta de caracteres especiais.
Em conexão do navegador, você define se o Gmail deve sempre se conectar em HTTPS, uma conexão mais segura.

No Baixaki

O Gmail é uma fonte inesgotável de recursos e praticidades para email, mas isso não impede que programas externos também aprimorem o serviço. No site do Baixaki, o programa para o Gmail mais baixado é o Gmail Drive. Esta extensão cria um sistema de arquivos virtual na sua conta do Gmail. Assim, você salva e visualiza os arquivos armazenados no Gmail diretamente do Windows.

Há também o Gspace, que funciona com o mesmo princípio, mas através de uma extensão para o Firefox. Para ver mais programas que incrementam o Gmail, clique aqui.