O objetivo deste minitutorial é ensinar a utilização do controle de alterações do Microsoft Word 2007, para fazer revisões e comentários nos documentos, bem como aceitar ou rejeitar revisões feitas por outras pessoas. Este recurso é útil para empresas cujos funcionários produzem documentos com necessidade de aprovação posterior. Trabalhos acadêmicos em grupo também podem ser beneficiados com esta ferramenta, pois cada membro pode fazer revisões e sugerir alterações no texto de seus colegas.
Produzindo e revisando
Vamos supor que você é um redator do Baixaki e precisa submeter o texto de um artigo à aprovação do seu gerente, antes que ele seja publicado na página da empresa. Você salva seu documento e disponibiliza para que seja feita a revisão. Em um ambiente editorial não há tempo disponível para discussões alongadas sobre detalhes de um texto, pois diariamente são produzidos milhares deles.
Também não seria correto que o seu gerente modificasse o documento sem mostrá-lo a você (já que você é o autor) ou sem fazer comentários dos porquês das alterações ou do raciocínio utilizado por ele para chegar a determinada conclusão. Se ele procedesse dessa forma, você simplesmente não saberia onde errou e persistiria o problema. Ou poderiam ser feitas mudanças impróprias no texto, ou mesmo alterações que você não concorda.
As ferramentas de revisão do Word 2007 servem justamente para que o ambiente colaborativo seja aperfeiçoado, no sentindo de que as pessoas façam alterações em documentos, sem mexer no original, sob a aprovação ou não do autor às mudanças sugeridas, para que sejam feitos comentários a respeito da redação do documento e, finalmente, o texto seja publicado de maneira condizente com as políticas de qualidade editorial da empresa. O autor poderá também revisar seu próprio texto e modificar o documento utilizando o controle de alterações, para que elas fiquem em destaque e, desta forma, sejam vistas facilmente pelo gerente.
Marcas coloridas
Para começar a usar o controle de alterações, clique na guia “Revisão” e localize o botão “Controlar Alterações” — ele fica dentro do grupo “Controle”. Ao ligar essa função, o programa vai inserir marcas coloridas que mostram onde você excluiu e inseriu texto, ou mesmo onde foram feitas mudanças no layout do documento. Perceba que, quando você clicou no botão para ativar a ferramenta, o fundo do botão mudou de cor. Isto significa que aquela função está ativa e, portanto, todas as alterações feitas a partir daquele ponto, serão monitoradas e marcadas. Se você clicar novamente no comando mencionado, o Word desligará o controle de alterações e qualquer texto inserido ou apagado não será mais marcado.
Perceba que se você clicar na imagem do botão “Controlar alterações”, você ativará a opção, mas clicando no texto dessa função, será aberto um menu de opções. Clique em “Opções de Controle de Alterações” para ver tudo o que você pode configurar. Na tela que se abre você pode escolher a forma que achar mais conveniente para exibir as alterações, dentre as disponíveis. Além das cores, é possível sublinhar, mudar para negrito, itálico e várias outras marcações para sinalizar o aquilo que foi mudado.
Balões
Além de poder marcar as alterações com cores e formatações, você pode fazer com que elas fiquem em uma área específica, que são os chamados “balões”. Este recurso serve exclusivamente para aquilo que for retirado do texto e é muito útil quando você precisar ver como o texto original ficará sem o trecho contido no balão. Clique no botão “Balões” e no menu que se abre, clique na opção “Mostrar Revisões no Balões”. Assim, você fará com que tudo o que for excluído do texto fique ao lado do documento.
Se preferir, você pode deixar tudo que for alterado dentro do corpo do documento. Para isso, basta clicar no botão “Balões” e selecionar a segunda opção: “Mostrar todas as revisões embutidas”. A última opção do menu serve para que você visualize todos os comentários e alterações na formatação do texto, dentro dos balões.
Comentários
Caso você precise explicar melhor os detalhes e motivos da sua revisão, é possível inserir comentários em qualquer região do documento, clicando no botão “Novo Comentário”, que fica no grupo “Comentários”, à esquerda do botão “Controlar Alterações”. Sua utilização é muito simples: basta selecionar o texto que você vai comentar e clicar no botão “Novo Comentário”. Será inserida uma marca colorida que identificará a região onde o comentário foi feito.
Você deve lembrar que pode deixar as alterações em balões ou no corpo do texto. Da mesma forma, você pode deixar os comentários em balões ao lado do texto a que ele se refere, ou pode deixá-los no corpo do texto, com uma pequena diferença: clicando no botão “Balões” e depois na opção “Mostrar Todas as Revisões Embutidas”, você fará com que sejam inseridas somente suas iniciais e o número do comentário, ao lado do texto comentado. O texto do comentário poderá ser lido simplesmente passando o mouse sobre ele.
Painel de revisão
Para uma maior organização do documento, está disponível o “Painel de Revisão”. Para ativá-lo, clique no botão correspondente, dentro do grupo “Controle”. Todas as alterações feitas utilizando o controle de alterações estarão nesse painel, divididos em categorias, para uma referência fácil e rápida. É possível visualizar cada revisão no documento, clicando em cada um dos itens mostrados no painel.
Aceite ou recuse revisões
Qualquer uma das pessoas que editar o programa poderá rejeitar ou aceitar alterações. O processo é fácil: basta clicar no botão “Aceitar”, para que o Word 2007 incorpore ou exclua o texto do documento, retire a marca de alteração e passe para a próxima. Os botões “Anterior” e “Próximo” possibilitam que você navegue rapidamente pelas alterações marcadas no documento.
Observações
Fique atento a tudo que você fizer quando o botão “Controlar Alterações” estiver ativado, pois até mesmo utilizar o revisor ortográfico do programa fará com que as correções sejam marcadas.
Perceba que todas as alterações e comentários são marcadas com cores, conforme seus autores. Especificamente os comentários serão marcados também com as iniciais do revisor. Portanto, lembre-se de configurar corretamente o nome de usuário em seu Word 2007, para que não ocorram confusões sobre quem revisou o que.
