Aprenda a incorporar fontes em documentos do Word e do PowerPoint

Quem nunca passou pela situação de se empenhar numa superprodução no PowerPoint e, ao chegar à apresentação, ser “trollado” pelo computador da faculdade ou da empresa, que desconfigura os slides por não ter a fonte caprichada que você utilizou? Casos assim, infelizmente, são muito frequentes. Inclusive em trabalhos no Word.

Para evitar esse tipo de frustração, é possível levar suas fontes preferidas — até mesmo as pouco usuais — para onde você quiser. Uma das possibilidades está em compactá-las e enviá-las ao destinatário do documento ou mesmo instalá-las na máquina em que ocorrerá a apresentação.

No entanto, além de ser um processo um pouco mais trabalhoso, há o risco de a licença não permitir que você compartilhe as fontes com outra pessoa caso elas não possuam código aberto.

A solução mais efetiva desse problema encontra-se nos próprios programas do Microsoft Office. Tanto o Word quanto o PowerPoint permitem incorporar as fontes no documento, evitando que elas sejam automaticamente substituídas em computadores que não as reconheçam.

Faça você mesmo

Com o documento aberto, o primeiro passo para incorporar fontes — no caso da versão 2010 do Microsoft Word e do Microsoft PowerPoint — é ir ao menu principal e selecionar o tópico “Arquivo”, que abrirá automaticamente o ícone “Informações”. Neste ponto, basta clicar em “Opções”, que estará logo abaixo.

1. Assim que for aberta a janela de “Opções do Word”, selecione o ícone “Salvar”;
2. Nos dados que aparecerão ao lado, escolha o nome do arquivo em que as fontes serão incorporadas através do tópico “Preservar fidelidade ao compartilhar este documento”;
3. Em seguida, basta selecionar o quesito “Inserir fontes no arquivo” — item responsável por salvá-las no próprio documento e permitir que este seja aberto por outras pessoas, que poderão editá-lo sem maiores problemas.

Há ainda opções mais específicas para incorporar as fontes no arquivo. A primeira delas é “Inserir somente os caracteres usados no documento (indicado para redução do tamanho de arquivo)” que, como já está escrito no próprio nome da opção, permite agregar apenas os caracteres da fonte utilizada.

Outro tópico é o “Não inserir fontes de sistema comuns”, no caso do Arial, Verdana etc., que são padrão para todos os computadores com Windows. Depois que as opções necessárias forem selecionadas, basta clicar em “OK” para encerrar o processo.

Um ponto importante de se observar quanto à possibilidade de incorporar fontes nos arquivos do Word ou do PowerPoint refere-se ao aumento ocasionado no tamanho do documento, que pode variar de acordo com os formatos utilizados. Também há uma especificidade para o uso desse recurso: ele apenas funciona com fontes TrueType e OpenType.

Qual a diferença?

O tipo TrueType é mais indicado para casos em que, basicamente, é necessário o uso de uma fonte que imprima bem e que possua fácil leitura na tela. Já as fontes OpenType são baseadas no tipo anterior, mas incorporam uma extensão maior do conjunto básico de caracteres, possuindo, por exemplo, glifos e numerais em estilo antigo.

As OpenType são sugeridas para situações que envolvam diferentes idiomas e uma tipografia com formas mais detalhadas. No entanto, ambas podem ser trabalhadas em qualquer dispositivo compatível com o Windows.

Para conferir a qual tipo pertence a fonte que será utilizada no documento, basta ir na pasta “Fontes” — no Painel de controle —, selecioná-la e clicar na opção “Visualizar”. Com isso, uma janela apresentando os dados da fonte surgirá na tela, indicando se ela é OpenType ou TrueType.