GED: ferramentas de Gestão Eletrônica de Documentos aumentam a produtividade nas empresas

Por Marcelo Araújo.

A crescente digitalização das operações de companhias de diferentes segmentos tem mostrado que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) foi, é e continuará sendo uma tendência para os próximos anos. Isso porque, além de eliminar a dependência dos papéis (algo já assimilado por praticamente todos os setores), a GED tem se mostrado muito eficiente no aumento da produtividade dentro das empresas.

Aliás, esta é a razão pela qual elas estão recorrendo hoje à gestão eletrônica de documentos. No mundo dos negócios, ser produtivo é essencial e as companhias se deram conta de que podem melhorar sua produtividade e eficiência com o apoio de uma estratégia incluindo GED.

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Estes sistemas organizam todas as informações de uma empresa em um único local de fácil acesso, permitindo que os funcionários encontrem rapidamente o que precisam e voltem ao trabalho. Ao implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, as empresas observam um incremento significativo na produtividade e na eficiência como um todo. Isso facilita o processo de busca e reduz o tempo gasto pelos funcionários na procura de determinado documento.

Por que a correta gestão de documentos é importante?

Caso alguém se pergunte qual o real impacto desta organização (ou desta desorganização) de documentos na prática, eu respondo que é absolutamente relevante. Uma pesquisa global realizada pela International Data Corporation (IDC), envolvendo 1200 colaboradores, apontou que o tempo gasto com gestão de documentos em geral resulta em perda da produtividade equivalente a 19,5%.

Outra pesquisa realizada pela PwC e pelo Radicati Group sobre a falta de uma correta gestão de documentos indicou que gestores perdem, em média, um mês por ano procurando informações que foram armazenadas inadequadamente e em arquivos desorganizados. Já os profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações em documentos. Caso eles precisem procurar pelos documentos em questão, o percentual pode chegar a 50% do tempo gasto.

Além disso, colaboradores perdem, em média, duas horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados, como contratos, notas fiscais, guias e e-mails. No mínimo, dois terços das informações guardadas pelas empresas estão obsoletas e podem ser removidas ou destruídas.

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Outro dado alarmante divulgado em pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documento (ABGD), é que a cada 12 segundos, em média, um documento se perde nas empresas. Este é outro ponto importante, afinal, documentos perdidos ou extraviados geram retrabalho e, consequentemente, reduz a eficiência operacional e a produtividade. Ou seja, mais custos na gestão de documentos e mais perda de tempo para a equipe.

Por tudo isso, a gestão de documentos está diretamente ligada à produtividade de uma empresa. Não se trata apenas de uma boa prática de ESG na medida que elimina um recurso natural como o papel, mas também é uma das práticas mais importantes para evitar (ou mesmo eliminar) custos desnecessários que podem incorrer em prejuízos, tanto em eficiência operacional quanto com segurança da informação.

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Escolhendo um bom fornecedor de GED, uma empresa pode mudar radicalmente a maneira como conduz as operações, racionalizando os custos na gestão de documentos, otimizando recursos e aumentando a produtividade que, consequentemente, reflete em melhores resultados.

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Marcelo Araújo é Diretor Comercial na Ebox Digital. Tem mais de 35 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços, executivo com atuação em clientes de médio e grande porte, destacando vivência em empresas de software, BPO, gestão eletrônica de documentos , ECM e BPM.