Trello: como esta ferramenta pode ajudar você a organizar a sua vida

O Trello é bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Você pode utilizá-lo para organizar as suas tarefas do trabalho, os seus planos de viagens, as prioridades de seus estudos, entre muitos outros.

Por se moldar conforme os objetivos de cada usuário, o Trello pode ser tanto usado por um só indivíduo como para trabalhos em equipe. Se você ainda não conhece as funcionalidades desse prático serviço, não se preocupe – nós vamos esmiuçar aqui quase tudo o que você pode extrair de proveito do Trello.

A interface do Trello

O Trello é um site que pode ser acessado dos navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer – não é necessário qualquer tipo de instalação. Ele é totalmente em inglês e gratuito, apesar de existirem recursos pagos mais elaborados (contudo, é possível utilizá-lo tranquilamente sem pagar). Você também pode acessá-lo através de aplicativos do Google Play e do iTunes – e até mesmo no app de Windows 8 e de Kindle Fire.

Primeiramente, é preciso entender o layout do Trello e como é a disposição das informações no serviço. O seu cadastro é composto por diferentes “Boards”, que são quadros que reúnem diversas listas e informações. Logo ao fazer o login no site, você se depara com todos os “Boards” dos quais faz parte, podendo criar mais alguns – essa é a tela inicial do Trello.

Exemplo de imagem inicial do Trello com diferentes "Boards".

Os “Boards” são caracterizados por possuírem várias colunas de listas, todas dispostas horizontalmente – você pode criar quantos “Boards” quiser, todos com seus assuntos específicos. Essas colunas de listas contêm os chamados “Cards”, que são cartões que você pode adicionar com tópicos específicos.

Personalizando o "Board" para seus objetivos

Dentro dos cartões, é permitido escrever comentários, adicionar links, salvar anexos, determinar prazos e acrescentar imagens, especificando o assunto de cada um deles. Esses cartões podem ser movimentados entre as colunas de um mesmo quadro, de modo que você pode realizar transições de um tópico para as demais colunas (só arrastar o cartão).

Os “Cards” são como pequenas notas que podem ser arrastadas de um lado para o outro do “Board”, encaixando-se nas colunas de listas de acordo com o contexto ou o status. O diferencial é que eles não são simples notas, porém cartões que realmente podem receber informações mais complexas, com todos os itens que já listamos. Inclusive, é permitido adicionar prazos e checklists dentro dos “Cards”, de modo que você vê o progresso da atividade em níveis de porcentagem.

Trabalhos em equipe

A interface do Trello é especialmente útil para trabalhos em equipe. Os “Boards” podem ser compartilhados com qualquer um com cadastro no Trello, e as pessoas podem ser marcadas em múltiplos cartões. Por exemplo, é possível determinar as funções de cada membro da equipe de trabalho ao marcá-lo em um “Card” diferente, de modo que todas as pessoas daquele “Board” estejam cientes sobre em cada um está trabalhando no momento – um ótimo jeito para monitorar o que todos estão fazendo.

Além disso, existe um sistema de “Labels” por cores. Essas “Labels” são etiquetas coloridas que podem ser utilizadas para sinalizar o status de determinado projeto ou atividade. Por exemplo, você pode nomear cores especificas para sinalizar itens como “Projeto em Andamento”, “Pronto”, “Adiado”, entre outras possibilidades. Dependendo do contexto do “Board”, elas podem adquirir o significado que você bem entender. Para marcar alguém no Trello e a pessoa receber a notificação, escreva o nome do usuário precedido do “@”.

Exemplo de "Board" de trabalho em equipe. O rosto de cada um dentro dos "Cards" representa as atividades pelas quais eles são responsáveis.

Um dos diferenciais do Trello é que ele é muito visual, pois os cartões são fáceis de localizar (ainda mais quando catalogados pelas etiquetas coloridas) e separados nas colunas por assuntos. Por mais que serviços como Evernote e Wunderlist sejam interessantes para criar listas e checklists, eles não oferecem as mesmas possibilidades que o Trello é capaz de proporcionar – principalmente no quesito de versatilidade pessoal e profissional.

O próprio Trello possui um “Board” público (com conteúdo em inglês), em que você vê as ideias e os trabalhos em progresso no site, de modo que todas as pessoas podem participar com sugestões, comentários e votações nos “Cards” – dando assim maior peso e notoriedade aos tópicos. Veja abaixo:

Imagem do "Board" público dos desenvolvedores do Trello

Gerenciamento básico de informações

O uso mais comum do Trello é o gerenciamento de tarefas. Como já mencionamos antes, você pode criar “Boards” para planejar as suas viagens, as suas tarefas do trabalho, as suas metas do ano, entre outros tópicos. Dentro de cada um desses “Boards”, você pode colocar colunas específicas para facilitar o uso da ferramenta. Por exemplo, veja o estilo de organização abaixo:

Nesse exemplo, você pode observar a organização de uma viagem no Trello, com colunas separadas por assuntos e cartões com informações sobre os respectivos eventos. Dentro desses “Cards”, existem anotações com os valores dos passeios, das passagens e informações gerais, entre outros detalhes.

Esse é um modelo que pode ser aplicado em diversos contextos, do modo que você desejar. Por exemplo, as outras pessoas que participarem da viagem podem adicionar os seus próprios “Cards” no quadro, assim como listas, comentários ou sugestões sobre o que quiserem. No outro exemplo que você vê abaixo, é possível conferir a organização semanal de atividades, separadas por dias e por etiquetas coloridas que classificam o status e a prioridade das tarefas.

Utilizar o Trello como organizador semanal é algo bastante prático e fácil de ser feito. Ao separar as colunas de listas por dias, você pode estabelecer prazos para tarefas do dia a dia e não se perder em meio aos seus compromissos, sejam eles pessoais ou profissionais. Inclusive, você pode criar um calendário editorial no site para organizar as tarefas de todos os dias do mês e cumprir os seus prazos.

No exemplo abaixo, você pode visualizar como o usuário classificou as funções da “Grande Reforma da Cozinha”. As quatro colunas de listas representam e podem ser traduzidas como: “Ideias”, “Itens a Fazer”, “Itens em Andamento” e “Itens Completados”. Você pode observar como as etiquetas coloridas foram utilizadas e como diferentes pessoas foram marcadas em “Cards” específicos, responsáveis por determinado assunto.

Com o Trello, você pode planejar e organizar ideias para trabalhos pendentes, casamentos, projetos de livros, calendários semanais, entre muitos outros – as possibilidades são muitas. Para navegar de modo mais rápido e dinâmico, você confere aqui uma lista com inúmeros tipos de atalhos que você pode fazer no serviço, realizando várias ações com só algumas teclas do teclado.

Trello Gold e inspirações para você se organizar

Para poder utilizar um visual mais elegante no Trello (com wallpapers de alta resolução e possibilidade de fazer o upload de suas próprias imagens), é preciso adquirir o serviço Trello Gold, por US$ 5 por mês. Com ele, você também pode salvar até 250 MB de arquivos nos seus “Boards”, ao contrário dos 10 MB do modo gratuito, além de utilizar stickers e emoticons nas mensagens.

O Trello Business também é outra alternativa paga (o mesmo preço) que oferece recursos mais elaborados para o uso empresarial do serviço. De qualquer modo, é possível utilizar o Trello em empresas sem precisar pagar nada.

Clique aqui para ver diferentes modelos prontos de “Boards” no Trello, separados por categorias de trabalho, estudos, casa e mais. Clique aqui para ver “Boards” inspiradores, com visuais diferentes. E, por último, clique aqui para ver modelos de layout e organização de “Boards” de acordo com o contexto deles. E você, sabe de outras dicas interessantes para utilizarmos no Trello?