A importância da destruição segura de documentos em tempos de ESG

A gestão adequada de informações sensíveis tornou-se uma prioridade estratégica para garantir a segurança de dados, a eficiência operacional e a sustentabilidade.

Logo, a destruição segura de documentos e a digitalização de arquivos são abordagens essenciais para as organizações, uma vez que elas não apenas ajudam a proteger informações críticas, mas também contribuem para o cumprimento de objetivos de ESG (Environmental, Social, and Governance).

• Confira também: 8 dados alarmantes sobre segurança digital de pequenas empresas

Empresas lidam diariamente com volumes significativos de documentos sigilosos, como contratos, dados financeiros, informações de clientes e até mesmo dados de colaboradores. Quando essas informações atingem o fim de seu ciclo de vida útil, surge a necessidade de garantir seu descarte seguro. A destruição inadequada pode expor a empresa a riscos de compliance, roubo de dados, fraudes e, consequentemente, prejuízos financeiros e danos à reputação.

Não há dúvidas de que é necessário investir na destruição segura de documentos. Trata-se de uma prática fundamental para assegurar a eliminação completa de informações sensíveis, impedindo que dados importantes sejam acessados e tragam problemas sérios para as empresas – daí a importância de contratar um serviço especializado nesse tipo de descarte. No meu ponto de vista, é uma medida essencial de governança que protege a empresa, seus stakeholders e sua reputação.

Nos últimos anos, a digitalização de documentos tem ganhado relevância como uma ferramenta eficaz para reduzir o uso de papel e melhorar a eficiência organizacional. Além de otimizar o armazenamento de informações e facilitar o acesso rápido a documentos, a digitalização diminui a necessidade de impressão, transporte e arquivamento de papel, o que contribui significativamente para a redução da pegada ambiental das empresas.

Esse impacto positivo no meio ambiente alinha-se diretamente com o pilar ambiental do ESG, uma vez que reduz o consumo de recursos naturais e a geração de resíduos. Ao adotar processos digitais, as empresas tornam suas operações mais ágeis e demonstram um compromisso com a sustentabilidade, algo cada vez mais exigido por investidores, consumidores e outros stakeholders.

Outro ponto importante é que o método de destruição segura de documentos deve ser picotado em nível P4 ou P5 (ambos sistemas de segurança) e, após, enviado para a reciclagem. Dessa forma, o processo contribui tanto para a segurança dos dados quanto para os objetivos ambientais da empresa.

Na minha opinião, a prática de destruição segura de documentos e a transição para processos digitais não são apenas questões operacionais ou de segurança. Elas estão diretamente conectadas aos princípios de ESG.

A governança se reflete na gestão eficiente e ética dos dados, o pilar social é contemplado com a proteção de informações sensíveis de clientes e funcionários, e o impacto ambiental é reduzido pela diminuição do uso de papel e da geração de resíduos.

Em um mundo cada vez mais digital e regulamentado, adotar essas práticas é uma forma de garantir que as empresas protejam seus ativos e demonstrem compromisso com a sustentabilidade e a responsabilidade social.

Implementar uma estratégia de destruição segura e digitalização de documentos é, sem dúvida, uma decisão que impulsiona a confiança de todos os envolvidos e fortalece o desempenho de ESG nas organizações.

*Marcelo Araújo é Diretor Comercial da eBox Digital