Jornada única no procurement: mais agilidade para os aprovadores

Por Carolina Cabral.

A jornada única no procurement é uma tendência que está se consolidando e, em pouco tempo, será realidade na maioria das organizações. Não há para onde fugir: a tecnologia caminha para desburocratizar processos e atender expectativas de todos os públicos — internos e externos.

Em breve, teremos novos cenários no que diz respeito à utilização do e-procurement.

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Na parte de criação de documentos, veremos solicitações diversas (de propostas, cotações, etc) sendo geradas automaticamente com base em requisitos técnicos e política de compras de cada empresa. Os assistentes de IA estarão prontos para esclarecer todos os processos e políticas sobre aquisições e compras, além de facilitar a busca sobre processos específicos e trazer o status de cada um através de uma simples conversa no chat. Aliás, na Nimbi, já implantamos o chatbot com impacto significativo: 76% das dúvidas passaram a ser respondidas direto por este canal, com respostas mais assertivas.

As vantagens da jornada única são inúmeras e, no caso dos aprovadores, observamos que o compliance é uma das principais delas. Todos os processos ligados à validação das compras se tornam muito mais consistentes em todas as fases, do cadastro do fornecedor ao mapa comparativo da cotação. São etapas fundamentais que necessitam de cautela e visibilidade pois definem se o fornecedor é adequado a sua empresa, considerando inclusive o seu comportamento em uma cotação — além da homologação e avaliação de riscos.

Com a jornada única, a visibilidade de todos os processos de aprovação fica muito mais clara e concisa, o que garante muito mais praticidade e segurança ao aprovador.

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Por exemplo: durante a fase de homologação, é preciso realizar uma série de buscas sobre o fornecedor, para saber se ele atende aos pré-requisitos esperados pela empresa que contrata. Nessa etapa, a empresa deve ter muito cuidado ao verificar os documentos, certificações do fornecedor e consultar quais os riscos que ele está exposto (financeiro, ambiental, jurídico). A partir dessa base, é possível realizar uma negociação de forma estruturada, sabendo equilibrar qualidade e custos.

A expectativa é que jornada única permita às empresas total controle e segurança dessas informações, com fluxos muito mais fluidos e ágeis, o que inclui também a tomada de decisão.

Isso porque o mapa de equalização das cotações recebidas será facilitado com tanta inteligência tecnológica envolvida; as análises ficarão mais abrangentes e, ao mesmo tempo, mais práticas; logo, selecionar um fornecedor e justificar esta escolha será uma tarefa simples, descomplicada, totalmente embasada em dados concretos.

Há alguns anos, esta realidade seria impensável: contar com uma plataforma orquestradora de todas as demandas que passam pela área de Compras. Mas isso já é real.

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*Carolina Cabral possui mais de 15 anos de carreira em Procurement, é CEO da Nimbi, mãe do Gustavo e esposa da Patricia