Tecnologia ajuda a automatizar processos e aumentar segurança

Hoje em dia, mais do que nunca, vivemos numa era marcada pela inovação e os avanços tecnológicos se tornam cada vez mais promissores. É neste contexto que surge a necessidade de otimizar tarefas tediosas nas empresas.

Graças à tecnologia de OCR, termo em inglês que significa Optical Character Recognition (Reconhecimento Óptico de Caracteres), agora é possível simplificar e agilizar os seus processos e ainda reduzir custos!

Neste texto, vamos definir o conceito de OCR, quais os seus benefícios e como esta tecnologia pode transformar a sua empresa!

O que é OCR?

Você sabe o que é OCR? Se você nunca ouviu falar da tecnologia OCR, isto pode soar como algo complexo e difícil de entender. No entanto, esta tecnologia é usada para simplificar processos empresariais.

O OCR reconhece texto em imagens. É uma tecnologia que permite converter fotos ou documentos digitalizados em dados editáveis e pesquisáveis, tais como:

• Faturas
• Recibos
• Passaportes
• Atestados
• Ordem de compras
• Notas fiscais
• Relatórios, e muitos outros!

Basicamente, o OCR ajuda as empresas a armazenarem e a localizarem os arquivos. O grande objetivo desta tecnologia é a possibilidade de reduzir gastos desnecessários e tarefas que são repetitivas. Ao mesmo tempo, contribui para um futuro mais sustentável com a redução do uso de papel.

Quais são os benefícios do OCR?

Ao implementar a tecnologia de OCR na sua empresa, você vai poder usufruir de muitos benefícios. Quer saber como?

Redução de custos

Você pode economizar mais do que pensa ao usar um software inteligente de OCR! A redução do horário de trabalho dos funcionários, assim como o aluguel do escritório e outros custos associados ao armazenamento de documentos, são algumas das razões para a economia de custos.

Redução de erros

A repetição de processos que envolvem o processamento manual de dados pode resultar em maior probabilidade de erros de digitação e negligência de certas estatísticas ou números que são essenciais em um processo comercial.

Maior produtividade

Processos repetitivos que envolvem o processamento manual de dados podem ocupar muito do tempo dos seus funcionários. Com a utilização do software OCR, os funcionários têm mais tempo para se concentrar em tarefas que são realmente importantes, resultando em maior produtividade.

Dados mais precisos

A tecnologia de OCR proporciona o mais alto nível de precisão e ajuda as empresas a controlarem a qualidade de seus dados, resultando em dados mais precisos e em uma melhor tomada de decisões.

Para que é usado o OCR?

São inúmeras as possibilidades ao usar um software OCR. Por exemplo, processos de identificação e de registro de pessoas se tornam muito mais eficientes com o uso do reconhecimento óptico de caracteres. Neste contexto, o OCR é extremamente útil para autoridades de segurança, processos de registro em bancos e muito mais.

Destacamos alguns casos de uso para que você possa se inspirar e começar a procurar por procedimentos similares dentro da sua empresa.

Campanha de fidelização

As campanhas de fidelização de clientes exigem que os clientes apresentem provas de compra, como um recibo ou um comprovante. Em troca, eles recebem uma recompensa.

Já imaginou o trabalho que envolve ter de verificar cada comprovante de compra? Normalmente, as empresas têm de contratar uma equipa de back office para executar este tipo de trabalho.

Ao automatizar tarefas, você pode realizar todos tipo de verificações, inclusive a detecção de duplicatas, em uma questão de segundos! Além disso, o OCR torna-se muito útil para ajudar a determinar o sucesso das campanhas de marketing. A melhor parte é que este processo se torna a opção mais eficiente e rentável para as empresas.

Processos KYC

Hoje em dia, as empresas nos setores de aluguel, seguros e telecomunicações precisam verificar a identidade dos clientes, o que faz parte dos regulamentos de KYC (Know Your Customer).

Suponha que você precise ir até à localização física do seu banco, apresentar o seu CPF e assinar alguma documentação. Em seguida, o funcionário do banco tem que verificar e inserir todos os dados no sistema, processo  demorado e, às vezes, difícil.

A boa notícia é que este processo pode ser completamente automatizado. Os clientes podem realizá-lo a partir de casa e só precisam digitalizar o CPF através do uso de uma câmera, com seu smartphone. A tecnologia de OCR faz o resto do processo sozinho!

Contas a pagar

Algumas empresas processam centenas ou até milhares de faturas todos os meses, que são normalmente verificadas pelos funcionários e, em seguida, introduzidas manualmente no sistema. É então necessário categorizar cada fatura para ajudar a identificar as pessoas corretas que devem ser enviadas para verificação e autorização de pagamento.

Cada fatura tem que ser verificada para detectar erros ou inconsistências. Uma vez que a verificação é concluída, o pagamento pode ser processado, adicionado ao sistema financeiro e, por fim, arquivado.

A solução para o caso descrito acima é automatizar o processo de contas a pagar, extraindo os dados das faturas em formato digital. Uma vez recebidas as faturas, estas são automaticamente categorizadas e enviadas para a pessoa responsável por automatizá-las.

O poder da tecnologia OCR

Você está pronto para entrar no mundo do OCR? Agora que você sabe o significado do OCR, seus benefícios e para que é utilizado, o próximo passo é encontrar um fornecedor de software inteligente ideal para a sua empresa!

O poder do OCR não tem limites e, por isso, você poderá transformar seu negócio de formas extraordinárias!