Quem sempre está à frente de um projeto sabe dos problemas e dificuldades encontrados, principalmente quando o assunto é controlar prazos. Qualquer atraso pode resultar em mais gastos e dores de cabeça. Uma forma muito prática para manter-se sempre em dia é o uso de um tipo de gráfico, chamado de Gráfico de Gantt.
Explicando o Gráfico de Gantt
Os Gráficos de Gantt permitem resumir e monitorar uma série de atividades que visam a execução de um projeto. Isso possibilita a visualização gráfica de todo o planejamento feito, facilitando o acompanhamento por parte dos projetistas e todos os envolvidos.
Quem foi Henry Gantt
Nascido em Maryland, nos Estados Unidos, Henry Laurence Gantt formou-se engenheiro mecânico em 1884. No ano de 1903 apresentou seu trabalho “A graphical daily balance in manufacturing”, no qual descreveu o Gráfico de Gantt. Contribuiu também para a área contábil e trabalhista, desenvolvendo o Salário de Gantt.
USANDO O MICROSOFT EXCEL
Poucas pessoas sabem, mas é possível criar gráficos de Gantt usando apenas o Microsoft Excel. Para projetos grandes e com grande volume de dados é indispensável o uso de programas mais sofisticados, mas para projetos mais simples, o Excel dá conta do recado.
O começo: entrada de dados
Antes de qualquer coisa, é preciso ter todos os dados dispostos corretamente na planilha. Esta deverá ter três colunas: uma com a descrição de tarefas, outra com a data de início das tarefas e a última com o tempo, em dias, de duração das atividades.
A lista de tarefas será a coluna A da planilha. É necessário deixar em branco a célula A1 (primeira da coluna A), pois é desta forma que o Excel reconhece qual a coluna responsável pela lista de tarefas. Liste todas as atividades necessárias para a realização do projeto a partir da segunda linha.
No campo B1 (primeira linha da segunda coluna), escreva “Início” e liste abaixo as datas de início de cada atividade relacionada na primeira coluna. Finalmente, na célula C1 (primeira coluna C) escreva “Duração” e liste o tempo, em dias, estimado para que cada atividade seja executada.
Segunda etapa: criando o gráfico
Depois que todos os dados estiverem corretamente colocados na planilha, selecione todo o conjunto de células, acesse a guia “Inserir” e, no grupo “Gráficos” clique na opção “Barras”.
Na galeria que abrir escolha a segunda opção – Barras Empilhadas – que o Excel montará seu gráfico.
Agora, algumas configurações são necessárias. Selecione a legenda criada e delete-a. Em seguida, clique com o botão direito do mouse em cima da lista de tarefas mostrada no gráfico e escolha a opção “Formatar Eixo”. Marque as opções “Categorias em ordem inversa” e “Na categoria máxima”.
Tais passos são necessários para que as tarefas sejam mostradas em ordem de execução e também para que as datas sejam exibidas na parte inferior do gráfico. Para finalizar, clique em “Fechar”.
Feito isso, clique com o botão direito do mouse na parte mais à esquerda das barras e selecione a opção “Formatar série de Dados”. Na caixa de diálogo exibida, defina a sobreposição em 100%. Na categoria “Preenchimento” marque “sem Preenchimento” e finalmente na categoria “Cor de borda” selecione a opção “Sem linha”. Estas opções devem ser alteradas para que seja possível simular o diagrama de Gantt.
Formatando datas
Para que os dados sejam exibidos dentro de um intervalo de datas pré-determinados, você deve configurar as datas de início e fim. Para isso, clique com o botão direito do mouse na área das datas, presente logo abaixo do gráfico e escolha a opção “Formatar Eixo”. Marque os campos “Mínimo”, ”Máximo” e “Unidade Principal” como “Fixo”.
Em “Máximo” e “Mínimo” você deverá informar as datas que deseja mostrar nos gráficos. O problema com estas informações é que devem estar no formato que é interpretado internamente pelo Excel. Veja mais abaixo como formatar datas no Excel.
No campo “Unidade Principal” informe o intervalo de dias para que as datas sejam exibidas. Por exemplo: sete para intervalos de uma semana, trinta para intervalos de um mês, etc. Isto tornará a visualização dos dados mais clara. Para formatar a exibição da data no gráfico, clique na categoria “Número” e escolha o formato de sua preferência.
Como formatar datas
Quando uma data é digitada no Excel, o programa interpreta internamente como uma seqüência de números. Estes números representam quantos dias passaram desde a data de referência do programa, que é 1º de Janeiro de 1990.
Para facilitar a vida dos usuários, o Excel possui uma fórmula que pode ser usada, basta digitar =DATA.VALOR(“__/__/__”) em qualquer célula da planilha e, no lugar de __/__/__ colocar a data que deseja converter. Por exemplo, colocando =DATA.VALOR(“28/10/2008”), o valor mostrado será 39749.
Finalizando
Depois de tudo pronto, agora é só dedicar um tempinho para tornar o gráfico mais atraente. Para alterar a cor das barras horizontais, clique sobre uma delas com o botão direito do mouse e escolha a opção “Formatar Série de Dados”. Na categoria “Preenchimento” escolha a opção que mais lhe agradar e solte a imaginação.
