A comunicação possibilitada pela troca de emails facilita muitas conversas, envios de comunicados e atualizações – pessoais e profissionais – entre as pessoas. Mandar uma carta é raridade hoje em dia, pois a maior parte desse tipo de correio se tornou eletrônico há alguns anos. Até mesmo as faturas e contas estão deixando de ser entregues no modo físico para serem recebidas na caixa de entrada dos clientes de email.
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Porém, toda essa facilidade também gera um excesso informacional que às vezes sai totalmente do controle e se torna um problema na vida de muitas pessoas. É preciso tomar algumas precauções para evitar que a situação chegue a esse ponto.
Caso você já esteja atolado de mensagens, é preciso tomar as rédeas e assumir o controle novamente. Quando a situação chega a esse ponto, então você pode experimentar algumas técnicas úteis para resolver esse caos sem perder muito tempo. Conheça algumas dessas maneiras neste artigo.
Junte os iguais em uma só linha
Ativar o agrupador de conversas que reúne emails com o mesmo título em um só, livrando espaço na caixa de entrada. É comum que as pessoas respondem mensagens para todos os destinatários que estão cadastrados naquela conversa, fazendo com que você recebe várias vezes o mesmo texto, mas com uma atualização diferente.
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Alguns clientes de email, como o Gmail e o Outlook, permitem que você contorne esse problema com uma ferramenta que vai juntando todos os emails do mesmo assunto em uma só mensagem. No serviço da Microsoft, é preciso ativar essa funcionalidade, sendo que, no da Google, essa característica é nativa, funciona sem que você precise configurar alguma função.
Viagem: sinônimo de caixa de entrada lotada
Quando você sai de férias ou viaja por um período longo, é normal que a quantidade de mensagens não lidas na caixa de entrada aumente consideravelmente. Esse caso parecer ser um pouco sem solução, já que não é possível bloquear o recebimento desses emails, pois são grandes as chances de você perder algum comunicado importante.
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Nesses casos, um conselho interessante é a criação de respostas automáticas avisando sobre a sua indisponibilidade. Essa mensagem pode ser configurada para ser enviada como resposta para todos os emails que chegarem à sua caixa de entrada, deixando todas essas pessoas conscientes de que o seu contato vai demorar para aparecer.
Para que essa técnica funcione com eficiência, é extremamente importante que você não a utilize sempre, apenas nos casos realmente em que realmente for necessário. Se essa resposta automática for configurada para ser enviada sempre, os remetentes passam a ignorá-la e a sua caixa de entrada fica cheia de qualquer forma. Portanto, é preciso ter moderação no uso dessa ferramenta.
Dedique uma atenção especial ao seu email
Outra ação que realmente ajuda na organização da caixa de entrada é reservar um tempo exclusivo para a visualização das mensagens que faltaram, fazendo uma limpa no restante dos emails. Assim como você se dedica por inteiro a outros compromissos, como saídas com os amigos e reuniões, também é possível guardar algumas horas na agenda para dar conta da caixa de entrada.
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Mesmo utilizando várias técnicas para evitar que haja um acúmulo de mensagens no seu servidor de email, algumas sempre acabam passando e vão enchendo a caixa de entrada sem você perceber. Esses itens geralmente são aqueles textos que não são tão importantes, mas que mesmo assim são conversas que precisam ser respondidas.
Para não ficar preso na armadilha do “amanhã eu vejo” ou “amanhã eu respondo”, é essencial que você dedique essas horas especialmente para isso, procurando se focar nos emails e evitando distrações. Facebook, Twitter, MSN e demais redes sociais e comunicadores podem fazer com que a ideia falhe. Portanto, procure ficar offline por um tempo, pensando no bem da sua caixa de entrada.
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