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Pode ser que você não use o email de forma tão frequente na sua rotina, mas ele ainda é uma das maneiras mais eficientes de se comunicar com pessoas estranhas. Uma dessas situações é a conversa entre empregadores e os concorrentes de uma vaga de emprego — afinal de contas, você não vai mandar o seu currículo impresso, não é?
Por conta disso, o seu email é quem vai apresentar você ao empregador, influenciando muito no julgamento que podem fazer sobre a sua pessoa. Dessa forma, é muito importante que a sua correspondência eletrônica passe a imagem de alguém sério, responsável e profissional.
Se você já foi contratado, o email é uma ótima ferramenta para ajudar a organizar a sua rotina — ou seja, você tem como ser mais eficiente no desempenho das suas funções e obter mais respeito dos seus colegas.
Para que isso realmente aconteça, você deve tomar algumas precauções básicas. Você não sabe pode onde começar? Então, basta ler as dicas abaixo.
1. Lembre-se dos anexos!
Esquecer-se de anexar alguns arquivos na sua correspondência é um erro supernormal, mas mostra que você não estava atento — o que é ruim para a sua imagem. Dessa maneira, sempre revise tudo o que foi feito, desde o título até a assinatura do seu nome. Com isso, você garante que erros bobos não sejam cometidos.
Além disso, alguns serviços de email oferecem recursos que impedem esse deslize, como acontece com o Gmail — que emite um aviso caso você tenha escrito “anexo” e não tenha anexado nenhum arquivo.
2. Evite endereços de email constrangedores
Pode parecer uma dica óbvia, mas o número de pessoas que usam endereços de emails antigos e constrangedores é bastante considerável. Portanto, evite usar contas que contenham registros como “joaomaneirolegal92” ou “mariainlovecomjoaolindo”.
Esse tipo de coisa talvez faça com que o empregador duvide da sua seriedade — além de ser infantil. Por esse motivo, procure usar apenas o seu nome e sobrenome.
3. Use pastas ou marcadores
A maioria dos serviços de email conta com recursos para separar a sua correspondência em diferentes pastas ou marcadores. Com isso, você pode organizar melhor as prioridades, ganhando agilidade e eficiência na hora de responder aos seus chefes, propostas de emprego ou outros tipos de compromisso.
4. Faça “backups”
Se você trabalha com uma grande quantidade de arquivos e costuma se perder no meio deles, a sua correspondência eletrônica pode ser de grande ajuda. Basta que você não apague emails com informações importantes — ou mande para a sua caixa de entrada todos os documentos necessários para um dia de trabalho, por exemplo.
5. Programe o envio de email
Talvez você encontre uma vaga de emprego ou leia uma mensagem importante durante a madrugada, mas isso não quer dizer que o destinatário esteja acordado — e seria bastante chato se ele recebesse uma notificação através do celular às três da manhã.
Por conta disso, é de bom tom que você programe o envio do seu email para horários melhores — de preferência a partir do horário comercial, que se inicia às oito da manhã. Dessa maneira, você vai passar a imagem de alguém atencioso e ninguém vai se irritar.
6. Crie respostas automáticas
É supernormal não poder responder aos seus emails por alguns dias, mas alerte os seus contatos. Você pode fazer isso na forma de uma resposta automática; dessa maneira, todas as pessoas que mandarem uma mensagem para a sua caixa de entrada receberão um aviso sobre a sua ausência.
7. Escreva de maneira “sóbria”
Talvez você adore escrever usando letras de diferentes tamanhos e cores, afinal de contas, o email é seu. Acontece que isso passa a imagem de alguém que não sabe diferenciar mensagens pessoais das profissionais — além de dificultar a leitura do seu chefe ou futuro empregador.
Portanto, escolha somente uma cor de letra (dê preferência às escuras) e fontes que sejam fáceis de ler. E não se esqueça de evitar o uso de abreviações excessivas e muitas gírias.
Dica bônus
Sempre que você for se candidatar a um emprego, lembre-se de colocar a vaga pretendida no assunto do email. Esse pequeno cuidado vai ajudar o trabalho de quem está recebendo todos os currículos e mostrará o seu interesse.
Fonte: Universia
