Excel: como reduzir o tamanho das planilhas

Às vezes as planilhas eletrônicas do Excel acabam ocupando muito mais espaço do que deveriam. Se você montou planilhas simples que em questão de espaço parecem enormes, às vezes o motivo pode ser mais simples e fácil de remover do que se pensa. Isto pode ser causado desde por alguma opção que não deveria estar ativada até por uma formatação que ocupou muito mais células do que deveria.

O propósito deste artigo é mostrar alguns procedimentos que podem auxiliar na redução do tamanho de uma planilha que está ocupando mais espaço do que deveria. Recomenda-se criar uma cópia do arquivo antes de começar essas alterações (utilize o botão do Windows, “Salvar Como” e armazene o arquivo com outro nome), pois caso algo não fique conforme o esperado, seu arquivo original permanecerá intacto e poderá ser recuperado integralmente.

Algumas vezes, quando precisamos de células com uma formatação específica, carregamos o formato muito mais longe do que o necessário e esquecemos-nos de apagar depois ou, às vezes, o Excel faz isso automaticamente até o final das linhas e colunas.

Você pode remover a formatação de linhas que não esteja utilizando de uma forma bem simples. Para verificar se este problema está presente em sua planilha, utilize as teclas "CTRL" + "End". Ao efetuar este procedimento, o cursor deveria parar na última posição utilizada da planilha.

Caso ele tenha passado deste ponto, vá até a célula seguinte (depois da última ocupada) e aperte "CTRL" + "Shift" + "Seta para baixo". Em seguida na aba "Início", vá até "Edição" e abra a caixa de seleção ao lado da "borracha". Feito isto, selecione "Limpar tudo". O procedimento é o mesmo para linhas, com a diferença de o comando utilizado ser "CTRL" + "Shift" + "Seta para a direita".

Planilhas que não estão sendo utilizadas, mesmo que não contenham dado algum podem acabar aumentando o tamanho de um arquivo do Excel. Para remover planilhas não utilizadas, clique com o botão direito do mouse na aba desta planilha e selecione a opção "Excluir".

Quando você armazena uma tabela dinâmica, ela poupa tempo, pois torna mais fácil organizar e resumir dados complexos e análise de detalhes. Entretanto ela armazena a base de dados utilizada, o que ocupa muito espaço.

Você pode desativar este recurso em cada uma destas tabelas, clicando com o botão direito do mouse e selecionando a opção "Opções de tabela dinâmica". Então, acesse a aba "Dados" e desmarque a opção "Salvar dados de origem com arquivo".

Quando você copia dados da internet para uma planilha eletrônica, as vezes são carregados, também, diversos objetos que não são utilizados mas pesam na planilha. Caso deseje excluí-los, pressione o botão "F5" e clique no botão "Especial". Então, selecione a opção "Objetos" e confirme a operação. Se não houver nenhum objeto, o programa exibirá uma notificação na tela com esta informação.

Como outra alternativa, é possível que existam planilhas ocultas que possuam dados. Para verificar esta hipótese, clique em qualquer uma das abas e selecione (caso esteja disponível) a opção Reexibir. Se existir uma planilha oculta, aplique os procedimentos anteriores para deixá-la mais limpa.

Existe uma forma de ocultar por meio de programação as planilhas do Excel. Para verificar se existe alguma que se enquadre nesta situação, utilize o comando "Alt" + "F11" e "CTRL" + "R" em seguida. Ao abrir a árvore de diretórios na parte esquerda desta tela, você verá uma lista de planilhas.

Caso alguma não esteja aparecendo, clique sobre ela e pressione "F4". Uma nova tela será aberta e você deve ir até a propriedade "Visible". Caso esteja escrito "xlSheetVeryHidden", altere para "xlSheetVisible".

Estes procedimentos nem sempre apresentarão a solução do problema, mas são estas pequenas configurações que em muitos casos são responsáveis pela liberação de espaço que estava sendo indevidamente ocupado.